Si eres proveedor de Walmart Chile, tarde o temprano alguien de la mesa comercial te va a mencionar tu fill rate. Y lo más probable es que te llegue como un número ya cocinado: un porcentaje del mes, sin el detalle de cómo se llegó a él. El problema no es el número, es que muchas PYMES proveedoras no tienen con qué contrastarlo. Cuando el fill rate Walmart que te informan no calza con la sensación de tu propio despacho, no hay conversación posible: tú tienes una impresión, ellos tienen un reporte.
Seamos honestos desde la primera línea, porque este tema se presta para que en internet te vendan certezas que no existen. La fórmula exacta, el umbral que te aplican y las consecuencias de no cumplirlo están en tu acuerdo comercial y en la documentación que te entrega la cadena, no en un blog. Los Términos y Condiciones Generales de Aprovisionamiento de Walmart Chile lo dicen explícitamente: los proveedores deben cumplir «los Niveles de Abastecimiento o Fill Rate convenidos, caso a caso, con las Filiales Walmart Chile». Caso a caso. Es decir: tu número es tuyo y está en tu contrato. Lo que sí puedes hacer, y es lo que esta guía te enseña paso a paso, es reconstruir tu propio fill rate con tus datos de despacho, para llegar a esa reunión con una cifra propia y una diferencia explicada.
Qué es Retail Link y qué ves ahí
Retail Link es el portal histórico de Walmart para relacionarse con sus proveedores. En Chile aparece listado por la propia compañía entre los canales de asistencia a proveedores actuales, junto a EDIWIN, Direct Commerce, el Supply Chain Portal y el Contact Center. En esa misma página, Walmart Chile asocia el uso de Retail Link a consultar el estado de cuenta y descargar detalles de pagos o movimientos históricos.
Acá conviene una advertencia práctica. Lo que cada proveedor efectivamente ve dentro del portal depende de su perfil de acceso, de su categoría y de cómo esté configurada su cuenta. Por eso no vale la pena que nadie te prometa «el reporte X de Retail Link»: entra, revisa qué módulos tienes habilitados y, si te falta algo, pídelo por tu contacto comercial o por los canales de asistencia formales.
La otra advertencia es de método. Aunque tengas acceso completo, la información del portal es la versión de la cadena. Es la que manda contractualmente, y no estamos discutiendo eso. Pero para poder conversarla necesitas una segunda versión: la tuya. Un indicador que solo existe en un lado de la mesa no se audita, se acata.
Cómo se construye un fill rate, en general
Dejando de lado cualquier cadena en particular, el fill rate responde a una pregunta muy simple: de todo lo que me pidieron, ¿cuánto entregué efectivamente? La lógica base es una división: lo entregado sobre lo pedido.
El detalle que rompe todas las conversaciones es qué unidad usas para contar. Con exactamente los mismos despachos, el resultado cambia muchísimo según la variante:
- Fill rate por unidad (o por caja): unidades entregadas dividido por unidades pedidas. Es el más generoso, porque una orden a la que le faltó un 10% igual aporta el 90% cumplido.
- Fill rate por línea: cuenta cuántas líneas de la orden se sirvieron completas, sobre el total de líneas. Acá una línea servida al 90% cuenta como no cumplida. Es más exigente.
- Fill rate por orden: cuenta cuántas órdenes de compra se sirvieron 100% completas. Es el más duro de todos: basta que falte un SKU para que la orden entera se marque incompleta.
Hay más matices que mueven la aguja: si se mide contra lo pedido originalmente o después de ajustes; contra lo despachado por ti o contra lo recibido por la cadena; y si las órdenes canceladas entran o salen del denominador. El desarrollo conceptual completo está en nuestra guía de fill rate, dentro del silo de KPIs retail.
Y una precisión importante: el fill rate contesta cuánto entregaste, no cuándo. La puntualidad es una dimensión aparte, y cuando las cadenas juntan ambas cosas en un solo indicador estamos hablando de otra familia de métricas: revisa qué es OTIF si tu contraparte te mezcla los dos conceptos en la misma frase, porque no son intercambiables.
Cómo reconstruir tu propio fill rate
Esto se hace en Excel y no requiere ningún desarrollo. Lo que sí requiere es orden.
Paso 1: junta las columnas mínimas
Necesitas dos tablas del mismo período. De tus órdenes de compra: número de orden, fecha, local o centro de distribución de destino, código del producto (el de la cadena y el tuyo), cantidad pedida y unidad de medida. De tus despachos: número de orden asociado, fecha de despacho, destino, código de producto, cantidad despachada y, si la tienes, la cantidad recibida según guía o acta de recepción.
Si tus despachos no traen el número de orden, ese es tu primer trabajo: sin esa llave, no hay cruce posible.
Paso 2: normaliza antes de cruzar
Lleva todo a la misma unidad. Si despachas en cajas y las órdenes vienen en unidades, define el factor de conversión por producto en una columna aparte, no metido en una fórmula. Homologa también los códigos con una tabla puente entre tu SKU interno y el de la cadena.
Paso 3: cruza y calcula las tres versiones
Con un BUSCARV o PowerQuery cruza orden + producto y arma tres columnas: pedido, recibido y diferencia. Después calcula el indicador tres veces. Un ejemplo con cifras inventadas, solo para que veas el efecto:
- En el mes recibiste 42 órdenes, con 118 líneas y 9.640 unidades pedidas.
- Se recibieron 8.470 unidades. Fill rate por unidad: 8.470 / 9.640 = 87,9%.
- De las 118 líneas, 96 llegaron completas. Fill rate por línea: 96 / 118 = 81,4%.
- De las 42 órdenes, solo 24 se sirvieron 100%. Fill rate por orden: 24 / 42 = 57,1%.
Mismo mes, mismos camiones, mismas guías: 87,9%, 81,4% y 57,1%. Ninguno está mal calculado. Por eso la primera pregunta que debes hacerle a tu contraparte no es «¿por qué me da bajo?», sino «¿cuál de estas tres estamos mirando?».
Paso 4: lee la diferencia, no el número
Compara tu cálculo con lo que te informa la cadena. Si tu versión por unidad da 87,9% y a ti te informan 84%, esos 3,9 puntos no son un error de nadie: son una lista de casos concretos. Tu objetivo no es «ganar» la discusión del porcentaje, es bajar la brecha a línea de orden. Un listado de doce órdenes con nombre y fecha es una conversación. Un porcentaje distinto sin respaldo es una queja.
Las diferencias que aparecen al cruzar
Cuando hagas el ejercicio, casi siempre vas a encontrar los mismos cuatro sospechosos:
- Órdenes canceladas o modificadas por la cadena. Si una orden se anuló o se recortó después de emitida, la pregunta clave es si esa cantidad sigue viva en el denominador. Si sigue ahí, apareces incumpliendo algo que nunca te dejaron entregar.
- Recepciones con fecha corrida. Despachaste el 29, el centro de distribución recibió el 2 del mes siguiente. Tu mes cierra completo, el de ellos no. Esto no es una diferencia real, es una diferencia de corte, y se resuelve alineando el criterio de fecha (fecha de despacho vs. fecha de recepción) antes de comparar nada.
- Conversión de cajas a unidades. Un factor mal cargado en un solo producto de alta rotación mueve el indicador del mes completo. Es el error más común y el más fácil de encontrar: ordena por diferencia absoluta y mira las tres primeras filas.
- Productos descontinuados o en transición. Códigos dados de baja, formatos que cambiaron, SKUs estacionales fuera de surtido. Aparecen como pedidos que nunca se pudieron servir y merecen una categoría propia.
Clasificar cada diferencia en una de estas cuatro cajas convierte una discusión emocional en una tabla de cuatro filas. Eso es lo que necesitas para la reunión.
Qué hacer con la diferencia
Primero, revisa tu acuerdo comercial: ahí están la definición que te aplica, el nivel comprometido y los plazos y canales para plantear una diferencia. Esa es la fuente que manda. Actúa siempre dentro de los plazos que fije tu contrato: una diferencia bien documentada pero presentada fuera de plazo pierde casi todo su valor.
Segundo, presenta la diferencia con evidencia y sin adjetivos: número de orden, fecha, producto, cantidad pedida, despachada, recibida y tu hipótesis de la causa, ordenado de mayor a menor impacto. Si además te haces cargo de las diferencias que sí son culpa tuya —porque las va a haber— ganas credibilidad para discutir las que no lo son.
Tercero, si el tema no se resuelve por la vía comercial habitual, Walmart Chile contempla en sus términos generales una Defensoría del Proveedor, descrita como instancia gratuita y voluntaria de resolución de controversias, con un plazo de un año desde ocurridos los hechos para reclamar. Que exista no significa que sea el primer paso ni que aplique a tu caso: eso lo evalúas tú con tu asesor. Esta guía no es asesoría legal.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el fill rate mínimo que exige Walmart?
No hay un número público y universal que podamos afirmar. Los propios términos generales de Walmart Chile señalan que los niveles de abastecimiento o fill rate se convienen caso a caso con las filiales. Tu umbral está en tu acuerdo comercial; si no lo tienes claro, pídelo por escrito a tu contraparte.
¿Sirve mi cálculo propio si no coincide con el de la cadena?
Sirve, pero no para reemplazar el oficial. Sirve para detectar a tiempo cuando algo se deteriora y para llegar a la conversación con la brecha desglosada en casos concretos, en vez de una impresión general.
¿Mido contra lo despachado o contra lo recibido?
Calcula ambos. La diferencia entre «lo que salió de mi bodega» y «lo que quedó registrado como recibido» es valiosa por sí sola: ahí viven los rechazos en recepción, los faltantes en tránsito y los problemas de documentación.
¿Con qué frecuencia conviene hacer esto?
Mensual como mínimo. Si puedes mirarlo semanal, mucho mejor: una caída detectada en la semana 2 todavía se corrige dentro del mes; detectada en el cierre, ya es solo una autopsia.
¿Necesito un sistema para hacer esto?
No para empezar. Con Excel y las columnas del Paso 1 tienes suficiente. El problema no es la primera vez, es la número doce: si cada mes te toma dos días armar el cruce, dejarás de hacerlo justo cuando más lo necesitas.
De la auditoría mensual al monitoreo continuo
El método de esta guía funciona, y funciona en Excel. Su límite es humano: exige que alguien descargue, homologue códigos, convierta cajas a unidades y cruce tablas todos los meses, sin fallar. En una PYME sin área de TI, esa persona eres tú, y compite con veinte cosas más urgentes.
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