Sobrestock: qué hacer cuando la cadena no rota tu producto

El sobrestock es el problema espejo del quiebre y casi nadie lo mira con la misma urgencia. El producto está en la sala, ocupa su espacio en la góndola, aparece con stock en el portal de la cadena… y no se mueve. El comprador te pide menos, el lote se acerca al vencimiento y esa plata que ya gastaste se queda quieta arriba de un estante que no rota.

Si le vendes a Jumbo, Santa Isabel, Líder, Unimarc o Tottus, esto te pasa aunque tu venta total se vea sana. Y hay algo más incómodo: el mismo producto puede estar sobrestockeado en unas salas y quebrado en otras, al mismo tiempo. Acá va cómo medirlo, por qué se produce, qué hacer cuando ya lo tienes encima y qué está fuera de tu control aunque te digan lo contrario.

Qué es el sobrestock para un proveedor y por qué cuesta plata

Para una PYME de alimentos, sobrestock es tener en una sala más unidades de las que esa sala venderá en un plazo razonable. No es una cifra de bodega: es inventario tuyo, parado en un punto que no puedes tocar. Duele por tres vías, y conviene separarlas porque se atacan distinto:

• Capital inmovilizado. Cada unidad en góndola es plata que ya gastaste: insumos, mano de obra, envase, flete. Mientras no se venda al consumidor, no vuelve a tu caja. Para quien financia su producción con el flujo del mes, un par de millones detenidos en salas lentas es la diferencia entre lanzar el próximo lote o postergarlo.
• Riesgo de vencimiento. En alimentos el inventario tiene reloj. Un producto que rota en 30 días no corre riesgo; el mismo producto en una sala que se demora 130 llega a la fecha con el lote encima. Y como los contratos suelen exigir un mínimo de vida útil remanente al recibir, el reloj corre en tu contra bastante antes del vencimiento.
• La cadena deja de pedir. La más silenciosa. El sistema de reposición ve stock disponible y no genera orden de compra. Nadie te avisa que estás sobrestockeado: tus pedidos bajan, tu facturación cae y te enteras al revisar el acumulado. Y si el producto no cumple la rotación que el category manager espera de ese espacio, la conversación siguiente es sobre si sigue en la góndola.

El quiebre de stock te cuesta venta que nunca ocurrió. El sobrestock te cuesta caja, merma y góndola. Los dos son invisibles mientras solo mires el total despachado, porque son la misma falla: no saber cuánto producto hay en cada sala respecto de lo que esa sala vende.

Cómo se mide: días de inventario por sala

Días de inventario = Stock en la sala ÷ Venta diaria de esa sala

Se lee directo: a este ritmo, esta sala se demora X días en vender lo que tiene. Lo que necesitas es stock y sell-out por sala, no el consolidado.

Ejemplo trabajado: galletas de avena 180 g

PYME de alimentos, un SKU, una cadena, 90 salas. Costo de venta al supermercado: $1.100 por unidad.

1. Venta del último mes. 5.400 unidades en 30 días en toda la cadena → 180 unidades por día.
2. Stock total en salas. 4.500 unidades.
3. Días de inventario del total. 4.500 ÷ 180 = 25 días. Sano. Nadie enciende una alarma con ese número.

Ahora el mismo dato abierto por sala. Al ordenar las 90 salas por rotación aparecen tres grupos:

• 20 salas rápidas. Venden 90 unidades diarias (4,5 por sala) y tienen 360 (18 por sala). Días de inventario: 4. Se quiebran antes de la próxima reposición.
• 45 salas medias. Venden 72 unidades diarias y tienen 1.800. Días de inventario: 25. Acá el promedio sí describe la realidad.
• 25 salas lentas. Venden 18 unidades diarias entre todas (menos de una por sala) y tienen 2.340. Días de inventario: 130.

Los números cuadran con el total —180 diarias, 4.500 en stock— y cuentan una historia opuesta a la del promedio. El 52% de tu inventario en esa cadena, 2.340 unidades equivalentes a $2.574.000, está en las salas que menos venden y no se moverá antes de cuatro meses. Ese lote tiene fecha de vencimiento antes que comprador.

Y al mismo tiempo, en las 20 salas rápidas pierdes venta todas las semanas. Sobrestock y quiebre conviven en el mismo producto, el mismo día, en salas distintas. El promedio de 25 días esconde a los dos: te tranquiliza sobre uno y te oculta el otro. Por eso mirar el total es engañoso y hay que mirar por sala.

Por qué se produce el sobrestock

• Pronóstico optimista. Proyectaste con la venta que esperabas, no con la que venías haciendo. La producción salió calzada a esa proyección y hubo que colocarla en alguna parte.
• Promoción que no funcionó. Cargaste inventario extra para una actividad, la actividad no levantó el volumen esperado y el stock quedó ahí. Es la causa más común de sobrestock repentino.
• Despacho empujado sin mirar la rotación real. Repartiste el lote en partes iguales o según lo del mes pasado. Con una diferencia de 10 a 1 entre la sala más rápida y la más lenta, repartir parejo garantiza quiebre arriba y sobrestock abajo.
• Estacionalidad mal leída. Produjiste para el peak y el peak llegó más tarde, más corto o más chico. Dos semanas de desfase bastan.
• Producto en la sala equivocada. A veces el problema no es la cantidad sino el punto: un formato premium en salas de bajo ticket, o un producto familiar en locales de conveniencia. Ahí no hay despacho que lo arregle.

Qué hacer cuando ya lo tienes

Tus opciones son menos de las que quisieras, pero existen y se ordenan por costo. Antes de mover nada, arma la lista de salas por días de inventario: sin ese ranking cualquier acción es a ciegas.

1. Frena los despachos a las salas saturadas. Es lo primero, es gratis y casi nadie lo hace a tiempo. Una sala con 130 días de inventario no necesita una unidad más en meses: quítala del próximo despacho y redirige ese volumen a las que están en 4 días. No resuelve el sobrestock existente, pero deja de agrandarlo y te tapa el quiebre por el otro lado.
2. Pide redistribución si la cadena lo permite. Algunas aceptan traslados entre salas o retorno a centro de distribución. Depende de tu contrato, del formato y del comprador, así que pregunta antes de necesitarlo. Cuando se puede es la salida más limpia: el producto se vende igual, solo que en otro lugar.
3. Propón una activación con datos en la mano. No llegues con «necesito mover stock». Llega con el listado: estas 25 salas tienen 130 días de inventario, esta es su venta diaria, esta es la fecha del lote. Una degustación, un precio especial acotado o una exhibición adicional es mucho más viable cuando el category manager ve el número y entiende que el problema también es suyo.
4. Conversa el espacio con el category manager. Si un formato no funciona en cierto tipo de sala, lo honesto es proponer sacarlo y concentrar el espacio donde sí rota. Parece perder distribución, pero mantener presencia donde no se vende te cuesta capital, te expone a merma y te ensucia el indicador de rotación con el que te evalúan.
5. Planifica el retiro antes del vencimiento. Es la última carta y la más cara, pero un producto retirado a tiempo todavía puede tener destino; uno vencido en sala es merma pura. Revisa qué dice tu contrato sobre devoluciones y vencimientos, porque eso cambia de una cadena a otra, y actúa con semanas de margen, no con días.

Lo que no controlas

No decides el espacio en góndola, ni el planograma, ni cuándo el reponedor baja producto desde la trastienda. Puedes tener 40 unidades en una sala con 35 en bodega interna y la góndola a medio llenar: para el sistema hay stock, para el consumidor no. Tu palanca real es qué despachas, a qué sala, cuándo, y con qué datos llegas donde el comprador. Es menos de lo que te gustaría, pero más de lo que la mayoría usa.

Cómo evitarlo

La prevención es aburrida y es la que funciona: despachar por punto de reorden, no por reparto parejo. Cada sala tiene su venta diaria y su frecuencia de reposición, así que cada una tiene su propio nivel al que corresponde reponer. Si baja del punto entra en el despacho; si no, se salta.

Son tres hábitos: definir un rango objetivo de días de inventario por sala en vez de una cantidad fija de unidades; revisar cada semana qué salas quedaron fuera de rango por arriba y por abajo; y ajustar el reparto antes del despacho, no después de que caigan los pedidos. Las tácticas están en la guía de cómo evitar quiebres de stock: es el mismo control mirado desde el otro extremo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días de inventario por sala son demasiados?

Depende de la vida útil del producto y de cada cuánto repones esa sala. La regla práctica: los días de inventario nunca deberían acercarse a la vida útil remanente del lote, y dos a tres veces el ciclo de reposición suele bastar. Si repones cada 15 días, entre 25 y 45 es razonable; 130 no lo es nunca.

¿Puedo tener sobrestock y quiebre del mismo producto al mismo tiempo?

Sí, y es lo más común. Ocurre siempre que la venta entre salas es desigual y el despacho es parejo: el promedio se ve sano porque un extremo compensa al otro en la suma. Solo abriendo por sala aparecen los dos, y casi siempre son el mismo error de asignación visto desde dos lados.

¿Cómo le planteo esto al comprador sin quedar mal?

Con el listado por sala arriba de la mesa. Un proveedor que dice «estas 25 salas tienen inventario para cuatro meses, propongo redirigir el despacho a estas otras 20 que se están quebrando» no pide un favor: propone mejorar la rotación del espacio que le asignaron. Eso se gana con datos, no con insistencia.

¿Se puede seguir todo esto en Excel?

El cálculo sí: dividir stock entre venta diaria no tiene misterio. El problema es el insumo. Sacar stock y sell-out por sala de dos o tres portales B2B, homologar códigos y nombres de sala y repetirlo cada semana es lo que hace que la mayoría lo mire una vez y no lo vuelva a abrir.

El sobrestock se ataca sala por sala, todas las semanas

Nada de esto es difícil de entender. Lo difícil es tener el dato fresco: cuánto stock hay hoy en cada sala, cuánto vende por día y cuáles están fuera de rango. Sin eso el despacho se decide con el total, y el total esconde justo lo que necesitas ver. Para el panorama desde la otra punta, parte por entender el quiebre de stock en el retail chileno.

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