Abres el reporte mensual de la cadena y hay dos porcentajes distintos en la misma planilla. Uno dice 94%, el otro dice 60%, y los dos supuestamente hablan de lo mismo: si cumpliste con los pedidos del mes. Fill rate y OTIF son los indicadores con los que las cadenas de supermercados miden a sus proveedores, se parecen lo suficiente como para confundirse y se distinguen en algo que cambia la conversación con tu comprador.
La diferencia no es un detalle técnico. Uno mide una sola cosa y acepta cumplimientos parciales; el otro mide dos al mismo tiempo y no acepta nada parcial: el pedido cumple entero o no cumple. Por eso el mismo mes, con los mismos despachos, se ve bien con un indicador y mal con el otro. Acá va la diferencia, un ejemplo calculado con ambos, y cuál te van a exigir y cuál deberías mirar tú.
Qué mide cada indicador
Fill rate: cuánto de lo pedido llegó
El fill rate mide una sola dimensión: cantidad. Compara lo que la cadena te pidió contra lo que recibió y lo expresa como porcentaje. Si pidieron 100 unidades y llegaron 90, tu fill rate de esa línea es 90%.
Lo importante es que admite fracciones: un despacho incompleto no se pierde entero, aporta la parte que sí entregaste. Entregar 90 de 100 es mejor que entregar 60, y el indicador lo refleja. Por eso sirve para dimensionar cuánto faltó, no solo para saber que faltó.
Lo que el fill rate no mira, en su versión clásica, es el plazo. Si el pedido llegó completo pero tres días tarde, lo cuenta como 100%. Para la cadena eso no es cumplimiento: el producto no estuvo en góndola el día que correspondía. El cálculo en detalle está en la guía de fill rate.
OTIF: a tiempo y completo, sin medias tintas
OTIF viene de On Time In Full: a tiempo y completo. Mide dos dimensiones a la vez —plazo y cantidad— y las combina en un resultado binario: el pedido cumple o no cumple. No hay puntaje parcial.
Un pedido cuenta como OTIF solo si pasa las dos pruebas a la vez. Completo pero fuera de la ventana horaria, no cumple. Puntual pero con el 95% de las unidades, tampoco. Ese 5% que faltó vale lo mismo que si hubieras entregado la mitad: el pedido se cae igual.
Suena injusto y no lo es tanto: la cadena razona desde la góndola, donde un pedido tarde o incompleto es un quiebre, y un quiebre es venta perdida. Cumplir «casi» no le sirve. Cómo se define la ventana horaria está en qué es OTIF.
Las diferencias que importan
- Cuántas dimensiones miden. El fill rate, una: cantidad. El OTIF, dos a la vez: cantidad y plazo.
- Cómo puntúan. El fill rate admite fracciones: 90 de 100 es 90%. El OTIF es binario: 90 de 100 es cero.
- Qué te dicen cuando bajan. Fill rate bajo apunta a abastecimiento: producción, stock, capacidad. OTIF bajo con fill rate alto apunta a logística: agendamiento, transporte, ventanas de descarga.
- Qué tan sensibles son. El OTIF castiga mucho más: una falla chica en un pedido grande casi no mueve el fill rate y borra ese pedido entero del OTIF.
- Cuál es más alto. Siempre el fill rate. Y esto no es una tendencia: es aritmética.
Ese último punto merece detenerse. El OTIF nunca puede ser mayor que el fill rate cuando ambos se calculan sobre el mismo conjunto de pedidos y el mismo período. Para sumar al OTIF un pedido tiene que estar completo y a tiempo, y todo pedido completo ya suma al fill rate: el OTIF exige lo mismo más una condición, así que a lo más empata. Si tu reporte muestra lo contrario, no es un buen mes: hay un problema de definición o de medición. Puede que se calculen sobre bases o períodos distintos, o que uno excluya órdenes canceladas y el otro no. Es una pregunta razonable para tu ejecutivo comercial, y conviene hacerla antes de comprometer un plan de mejora sobre esos números.
El mismo mes medido con los dos indicadores
Tomemos un mes con 10 órdenes de compra de 100 unidades cada una: 1.000 unidades pedidas. Así resultó:
- 6 órdenes llegaron completas (100 de 100) y dentro de la ventana horaria.
- 1 orden llegó completa (100 de 100), pero un día tarde.
- 2 órdenes llegaron a tiempo con 90 de 100 unidades cada una.
- 1 orden llegó tarde y con 60 de 100 unidades.
Primero el fill rate por unidad. Suma lo entregado: 600 + 100 + 180 + 60 = 940 unidades sobre 1.000 pedidas. Fill rate: 94%, un mes que se ve razonable.
Ahora el OTIF por pedido: solo cuentan las órdenes que cumplen las dos condiciones. La completa pero tarde no cumple. Las dos puntuales con 90 unidades no cumplen. La tarde e incompleta menos todavía. Quedan 6 de 10: OTIF 60%.
Mismo mes, mismos despachos, mismos camiones: 94% y 60%. Dos números más ayudan a leer el cuadro. Órdenes completas sin mirar el plazo: 7 de 10 (70%). Órdenes a tiempo sin mirar la cantidad: 8 de 10 (80%). El cruce de ambas condiciones es el 60% de OTIF. Fíjate en el orden: 94%, 70%, 60%. El OTIF siempre queda abajo.
Y cada número dice algo distinto. El 94% dice que el faltante es acotado: 60 unidades de 1.000. El 60% dice que 4 de cada 10 pedidos salieron mal para la cadena. Comparando aparece el diagnóstico: dos fallas fueron por cantidades chicas y dos involucraron atraso. No tienes un problema grave de producción; tienes uno de plazos.
Cuál te van a exigir y cuál deberías mirar tú
La cadena te va a exigir el suyo. Cada una define en el contrato qué indicador usa, con qué piso y con qué consecuencia si no lo cumples. Algunas trabajan con fill rate, otras con OTIF, varias miran los dos y castigan por uno. Ese no lo eliges tú: eliges cómo cumplirlo. Como referencia habitual del mercado, en consumo masivo se suele hablar de un piso cercano al 95%, pero no lo tomes como tu umbral: el número exacto está en tu contrato, con la fórmula y el plazo para objetar.
Tú deberías medir los dos. No por completismo, sino porque juntos dan el diagnóstico que ninguno da por separado. El fill rate te dice si el problema es de cantidad; el OTIF te dice si además es de plazo. Las combinaciones se leen así:
- Fill rate alto y OTIF alto: estás cumpliendo. Mantén el registro por si el reporte de la cadena dice otra cosa.
- Fill rate alto y OTIF bajo: tienes el producto, pero no llega cuando corresponde. Mira agendamiento de citas, transporte y tiempos de preparación del despacho.
- Fill rate bajo y OTIF bajo: el problema es de abastecimiento. No alcanza con apurar los camiones: falta producto. Revisa stock de seguridad y qué productos concentran las faltas.
- Fill rate bajo y OTIF alto: no debería ocurrir. Si aparece, hay un problema de medición y toca preguntar cómo se calcula cada uno.
Eso también cambia la conversación: llegar diciendo «mi OTIF fue 60%, pero el 94% de fill rate muestra que el problema está en los plazos y no en el stock» es otra posición que la de esperar el número a fin de mes.
Las variantes de cálculo y por qué hay que preguntarlas
Acá está la trampa que confunde a casi todo proveedor nuevo: ninguno de los dos tiene una sola fórmula. La base del cálculo cambia el resultado, y el mismo mes da números distintos según cómo se cuente:
- Por pedido: cada orden vale uno. Es la base natural del OTIF y la más exigente: un pedido de 5 unidades pesa igual que uno de 5.000.
- Por línea: cada producto de la orden se evalúa por separado. No castiga la orden completa cuando falla un solo código.
- Por unidad: unidades entregadas sobre unidades pedidas. Es la base habitual del fill rate y suele dar el número más alto: un producto de baja rotación que falla pesa poco.
- Por valor: se calcula sobre pesos, no unidades. Cambia todo si mezclas productos caros y baratos: fallar en el premium duele mucho más.
Ya lo viste: los mismos pedidos daban 94% por unidad y 70% contando pedidos completos. Por eso, antes de discutir cualquier porcentaje, confirma con cada cadena cuatro cosas: sobre qué base calculan, si el denominador usa la cantidad pedida original o la confirmada, qué pasa con las órdenes que ellos cancelan y cómo se define la ventana de tiempo. Pregúntalo por escrito y guarda la respuesta: sin esas definiciones estás comparando cosas que no se comparan, y con tres cadenas lo más probable es que tengas tres definiciones distintas en el mismo Excel.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener buen fill rate y mal OTIF al mismo tiempo?
Sí, y es la combinación más común. El producto existe y sale, pero llega fuera de la ventana horaria. La causa suele estar en el agendamiento de citas, la congestión del centro de distribución o tiempos de preparación muy ajustados. Es un problema logístico, no de abastecimiento, y se corrige más rápido.
¿Por qué el OTIF de mi reporte es más bajo que el fill rate?
Porque el OTIF exige lo mismo que el fill rate más la condición de plazo: a lo más empata. Que sea más bajo es lo esperable. Lo que debería llamarte la atención es el caso contrario, señal de que se calculan sobre bases o períodos distintos.
¿Cuál de los dos miran más las cadenas en Chile?
Depende de la cadena. Algunas trabajan con fill rate, otras con OTIF, y varias reportan ambos pero castigan por uno. Revisa la cláusula de nivel de servicio de cada contrato: puedes estar cumpliendo con una y fallando con otra sin notarlo.
¿Sirve de algo medirlos yo si igual me llega el reporte de la cadena?
Por dos razones. El reporte llega con el mes ya cerrado, así que sin seguimiento propio te enteras tarde. Y se construye con los datos de recepción de la cadena, que tienen errores conocidos: órdenes que ellos cancelaron, recepciones digitadas con un día de desfase, productos descontinuados. Sin tu propio cálculo no hay con qué comparar, y sin comparación no hay objeción.
¿Con qué frecuencia debería revisarlos?
Semanal, aunque sea grueso. Mensual es tarde: cuando ves el número, el período ya cerró. Baja al detalle por producto y por sala solo si aparece una desviación. El panorama completo de qué conviene seguir está en la guía de KPIs de retail.
Dos indicadores, una sola planilla
Entender la diferencia toma diez minutos. Mantener los dos indicadores calculados cada semana, para tres cadenas con definiciones distintas y cincuenta productos, es otra cosa: entrar a cada portal B2B, bajar reportes, emparejar códigos que no se llaman igual y armar la planilla antes del cierre. Esa es la parte que se cae cuando la semana se pone pesada.
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