Control de Inventario

Si estás buscando cómo ser proveedor de supermercados en Chile, probablemente ya tienes el producto, ya lo vendes en ferias o tiendas de barrio, y sientes que la góndola es el siguiente paso lógico. Lo es. Pero conviene decirlo de entrada, porque casi nadie lo dice: entrar a una cadena es la parte relativamente fácil. Las grandes cadenas del país tienen hoy puertas formales de entrada para pymes, con formularios, programas y equipos comerciales dedicados a escuchar propuestas nuevas.

Lo difícil viene después: cumplir cada orden de compra completa y a tiempo, absorber el costo logístico de llegar al centro de distribución, financiar el capital de trabajo mientras te pagan y sostener una rotación que justifique el espacio que ocupas. Esta guía cubre las dos partes, y la segunda es la que más te va a servir.

Lo que necesitas antes de tocar la puerta

Lo habitual del mercado es que tengas resuelto un piso mínimo antes de pedir la reunión. Estos requisitos cambian con el tiempo y entre cadenas, así que confírmalos siempre con el equipo comercial de cada una y con la autoridad correspondiente.

Formalización tributaria y societaria

Inicio de actividades ante el Servicio de Impuestos Internos y facturación electrónica son la base. Algunas cadenas además piden antigüedad: el manual de proveedores de Tottus, por ejemplo, señala inicio de actividades hace al menos seis meses, más antecedentes societarios, datos bancarios certificados, estados financieros y ausencia de morosidades laborales.

Autorización sanitaria, si vendes alimentos

En Chile los establecimientos que elaboran, envasan o almacenan alimentos requieren autorización sanitaria de la SEREMI de Salud de su región. El trámite depende del rubro y se actualiza seguido, así que la fuente válida es la SEREMI. Súmale rotulado nutricional y sellos de advertencia cuando correspondan: corregir un arte de envase ya impreso es caro.

Código de barras propio

Para que tu producto se lea en caja y exista en el sistema de la cadena necesitas un código de barras GS1 con prefijo de empresa propio, que en Chile administra GS1 Chile. Cada variante, formato y sabor lleva el suyo, y la caja o pallet suele necesitar codificación de agrupación.

Ficha técnica de cada producto

Es el documento que el comprador mira antes que tu discurso: ingredientes, información nutricional, peso neto, vida útil, condiciones de almacenamiento, dimensiones y peso de unidad y caja, unidades por caja, cajas por pallet y el código de barras de cada nivel. Si no la llevas lista, la reunión termina en una promesa de enviar información después.

Capacidad productiva real y capacidad de despacho

Esta es la que más pymes subestima. No es cuánto puedes producir en tu mejor semana, sino cuánto puedes producir todas las semanas, con el mismo estándar, mientras atiendes a tus clientes actuales. Y si puedes despachar al centro de distribución en ventana horaria, con la documentación correcta y el pallet armado como lo pide la cadena. Haz el ejercicio incómodo antes de firmar: si mañana llega una orden del triple de lo que estimaste, ¿la cumples?

Cómo se postula a cada cadena

Lo que sigue está descrito según lo que las propias cadenas publican. Plazos, formularios y convocatorias cambian, así que verifica en el sitio oficial antes de postular.

Walmart Chile (Líder y sus formatos)

Walmart Chile invita a contactar a sus equipos comerciales según la categoría que corresponda, y publica en su sitio de proveedores los Términos y Condiciones Generales de Abastecimiento de Mercaderías, que conviene leer antes de negociar. Para marcas propias exige certificación GFSI o auditorías propias de inocuidad.

Agrupa además programas de apoyo a pyme bajo la llamada Ruta del Emprendimiento: Potencia Pyme, formación con mentoría y contacto con ejecutivos comerciales, del cual las mejor evaluadas pueden ser incorporadas como proveedoras; Hecho en mi Barrio, que da espacio en tienda a emprendedores del entorno; Transfórmate, de capacitación digital; y Pymes al Mundo. También ofrece backhaul de transporte, un programa de pronto pago y una Defensoría del Proveedor gratuita para resolver conflictos.

Cencosud (Jumbo, Santa Isabel)

Cencosud canaliza a los nuevos interesados por su Portal Nuevos Negocios, pensado para conectarse con startups, pymes y empresas de distinto tamaño: te registras, cargas tu información y postulas a los requerimientos abiertos. Sobre esa misma vía opera Nuestros Productores, su programa para pequeños productores nacionales con foco en productos típicos y regionales, que suma acompañamiento en calidad y estrategia comercial además de visibilidad en sala.

SMU (Unimarc, Alvi, Mayorista 10, Super10)

SMU tiene desde 2012 el programa 100% Nuestro en Unimarc, enfocado en proveedores locales y regionales, con acompañamiento comercial y logístico y una alianza histórica con INDAP. La postulación se gestiona por los canales oficiales de proveedores de la compañía.

Tottus

Tottus indica en su manual de bienvenida que el primer contacto se hace por correo a su casilla de primer contacto, con descripción de la empresa, catálogo, costos y disponibilidad. Si la propuesta avanza, el product manager de la categoría agenda reunión; aprobado el proveedor, se registra en Falabella Business Center y firma un Acuerdo Comercial Específico.

Qué te van a preguntar en la reunión con el category manager

El category manager no está enamorado de tu producto: administra un espacio finito y un margen por metro lineal. Su pregunta de fondo siempre es la misma: si te pongo a ti, ¿a quién saco, y salgo ganando? Prepárate para responder:

• Qué producto de la categoría desplazas. No digas «ninguno, soy distinto». Nombra cuál y explica por qué el cambio le conviene a la categoría.
• Tu precio de venta al público sugerido y qué margen le deja. Lleva el número, no un rango.
• Cuánto entregas por semana, con qué frecuencia despachas y a qué centros de distribución llegas.
• Qué vida útil tiene el producto y cuánta remanente entregas al recibir.
• Qué inversión promocional puedes sostener: degustaciones, exhibiciones adicionales, folletos.
• Qué evidencia de rotación tienes donde ya vendes. Una planilla ordenada vale más que un relato.
• Si partes por regiones o formatos acotados, casi siempre mejor que pedir cobertura nacional.

Lleva muestras, ficha técnica impresa y la propuesta en una página. Y ten claro tu piso: hasta qué descuento, qué plazo de pago y qué volumen mínimo aceptas sin perder plata. Negociar sin conocer tu costo unitario completo, flete y mermas incluidos, es la forma más rápida de firmar un mal acuerdo.

Lo que nadie te cuenta del primer año

El día que te aprueban el código empieza el trabajo de verdad. Estas son las realidades que sorprenden a casi todo proveedor nuevo.

Te van a medir por indicadores de servicio, no por tu esfuerzo

El retail mide el abastecimiento con indicadores duros. Los dos que vas a escuchar todo el tiempo son el fill rate (proporción entre lo que te pidieron y lo que entregaste) y el OTIF, sigla de on time in full: entregas completas, en la fecha y ventana acordadas. Tottus define el fill rate así en su manual de proveedores, junto con el indicador de disponibilidad en sala. No importa si el camión se echó a perder: el indicador registra el incumplimiento.

El incumplimiento tiene costo, y suele estar en el contrato

Los acuerdos comerciales del retail habitualmente contemplan descuentos, multas o cobros por incumplimiento de entrega, rechazo en recepción, documentación errónea o entregas fuera de ventana. No hay porcentaje universal ni tabla pública: depende de cada cadena y de lo que firmes. De ahí el consejo poco glamoroso: lee el anexo de multas antes de firmar.

La logística al centro de distribución la pagas tú

Salvo que acuerdes lo contrario, llevar la mercadería al centro de distribución es tu costo: flete, pallets, embalaje, armado y espera en recepción. Algunas cadenas ofrecen transporte propio como alternativa, pero también tiene costo. Calcula ese flete por unidad vendida antes de definir tu precio.

Los plazos de pago te van a exigir capital de trabajo

En Chile rige la Ley 21.131, conocida como ley de pago a 30 días, que fija un plazo máximo de 30 días corridos para el pago de facturas entre empresas. La misma ley permite acuerdos de plazo excepcional pactados por escrito y registrados ante el Ministerio de Economía. Traducido a caja: vas a producir, despachar y pagar insumos durante semanas antes de ver el primer peso.

Y la información no llega sola

Una vez adentro, tus ventas ocurren en decenas o cientos de salas, cada una con su ritmo, y cada cadena publica esa información en su portal B2B con su propio formato. Consolidar eso a mano consume horas cada semana y siempre llega tarde. Y llegar tarde tiene un nombre: quiebre de stock. Góndola vacía es venta perdida que no se recupera, y es justo lo que erosiona el indicador de disponibilidad que tu category manager mira al decidir si renueva tu espacio.

Los errores que hacen que te saquen de góndola

1. Prometer un volumen que no puedes sostener. Un fill rate malo desde el mes dos deja una marca difícil de borrar.
2. Cotizar sin el costo total de servir: flete, pallets, mermas, devoluciones, inversión promocional y costo financiero del plazo de pago.
3. Ignorar los quiebres por sala. Si no sabes en qué locales estás sin stock, no puedes reclamar reposición, y la venta perdida se ve como falta de rotación.
4. No controlar el inventario propio. Sin saber qué tienes en bodega no puedes comprometer entregas. Si aún llevas el stock de memoria, parte con nuestra plantilla de inventario en Excel gratis.
5. Descuidar rotulado y documentación. Un rechazo en recepción por etiqueta incorrecta cuesta el viaje completo.
6. Desaparecer después de entrar. Quien no visita sala ni revisa exhibición pierde espacio frente al que sí lo hace.
7. Aceptar cobertura nacional antes de estar listo. Mejor cumplir impecable en veinte salas que fallar en doscientas.
8. No revisar las liquidaciones. Descuentos, notas de crédito y cobros pactados se acumulan; si no los revisas, no conoces tu margen real.

Preguntas frecuentes

¿Necesito ser una empresa grande para ser proveedor de supermercados?

No. Las grandes cadenas tienen programas dirigidos específicamente a pymes y pequeños productores. Lo que sí necesitas es estar formalizado, cumplir la normativa de tu rubro y sostener el abastecimiento que comprometes. El tamaño importa menos que la consistencia.

¿Cuánto se demora el proceso desde que postulo?

No hay plazo estándar: depende de la cadena, la categoría, el calendario de revisión del surtido y de tu preparación documental. Quien te prometa un número exacto está adivinando.

¿Puedo entrar a varias cadenas al mismo tiempo?

Puedes postular en paralelo. Pero cada cadena suma su propio despacho, su portal y sus indicadores: multiplicar cadenas antes de tener resuelta la operación es la receta clásica para incumplir en todas a la vez.

¿Qué es más importante, el precio o el servicio?

El precio te abre la conversación; el servicio te mantiene. Un producto barato que llega incompleto o tarde deja de ser barato para la cadena, porque la góndola vacía le cuesta venta a ella también.

¿Cómo sé si mi producto se vende bien una vez que entré?

Mirando ventas por producto y por sala, no el total mensual. El promedio esconde todo: puedes tener un producto que vuela en diez locales y lleva tres semanas quebrado en otros veinte. Para ordenar esta parte, revisa nuestra guía de control de inventario.

Entraste. Ahora el desafío es no quebrar stock

Conseguir el código y el primer pedido es un logro real. Pero el negocio se juega en si logras que tu producto esté disponible en la sala correcta el día correcto, sin sobrestockear las salas donde no rota ni dejar vacías las que sí. Esa es la diferencia entre un proveedor que renueva espacio cada temporada y uno que dura un ciclo.

SinQuiebre es una plataforma que se conecta a los portales B2B de las cadenas en modo de solo lectura y te entrega ventas, stock y quiebres consolidados por producto y por sala, actualizados cada mañana. Sin planillas que armar y sin área de TI: abres, miras y decides a qué sala despachar hoy. Pide una demo de SinQuiebre acá. El primer mes es gratis y no hay contrato anual.

Armar un dashboard de ventas en Excel cuando le vendes a supermercados no es lo mismo que armarlo para una tienda propia. Tú no controlas la caja: recibes archivos del portal B2B de cada cadena, con formatos y códigos distintos y períodos que no siempre calzan. Por eso la mayoría de las plantillas que circulan por internet no te sirven: están pensadas para alguien que vende directo, no para un proveedor que necesita entender qué pasó en cientos de salas ajenas.

La buena noticia es que no necesitas macros ni pagarle a nadie para que te lo programe: con una tabla base bien armada, dos o tres tablas dinámicas y formato condicional tienes un tablero que responde lo que importa. Acá va el paso a paso sobre los datos que ya tienes, con un ejemplo de una PYME de alimentos, los errores que lo arruinan y el límite honesto de esta solución: Excel no se actualiza solo.

Qué tiene que responder tu dashboard

Antes de abrir Excel, define las preguntas. Un tablero con veinte gráficos que no gatilla ninguna decisión es un adorno. El tuyo tiene que contestar cinco cosas en menos de treinta segundos:

• ¿Cuánto vendí por cadena este mes? En unidades y en pesos, con la participación de cada una. Si Jumbo es el 45% de tu venta, una caída de 10% ahí pesa distinto que en una cadena que representa el 8%.
• ¿Qué producto rota y cuál no? Venta por SKU de mayor a menor y promedio de unidades por sala. Un producto puede vender mucho solo porque está en muchas salas, y ser malo en cada una.
• ¿En qué salas estoy quebrado? Dónde tienes stock cero en un local que sí vende ese producto. Es la pregunta que más plata deja sobre la mesa y la que ningún dashboard genérico incluye.
• ¿Cómo voy contra el mes anterior? Variación por cadena y por producto, en porcentaje. No sirve saber que vendiste 4.200 unidades si no sabes que el mes pasado fueron 5.100.
• ¿Dónde está concentrada mi venta? Cuántas salas hacen el 80% de tu volumen. Si son 30 de 180, ya sabes qué locales visitar primero con tu mercaderista.

Empieza por esas cinco: todo lo demás es opcional.

Los datos que necesitas antes de empezar

El dashboard es la parte fácil; lo que decide si funciona es la tabla base. Necesitas una sola hoja, con una fila por combinación de producto, sala y período, y estas columnas mínimas:

• Fecha o Período (semana o mes, elige uno y sé consistente)
• Cadena (Jumbo, Santa Isabel, Líder, Unimarc, Tottus)
• Código de sala y Nombre de sala
• Tu código interno de producto (SKU propio, no el de la cadena)
• Descripción del producto
• Unidades vendidas
• Venta en pesos
• Stock en sala (unidades disponibles al cierre del período)

Todo esto sale de los portales B2B: el de Cencosud para Jumbo y Santa Isabel, el de Walmart para Líder, el de SMU para Unimarc, el de Falabella para Tottus. Cada uno entrega su reporte de venta e inventario por local con nombres de columna distintos. Tu trabajo previo es dejarlos todos con la misma estructura.

Si todavía no tienes esa base ordenada, parte por acá: nuestra plantilla de inventario en Excel gratis viene con las columnas normalizadas y un maestro de productos para cruzar los códigos de cada cadena con el tuyo. Sobre esa estructura se monta todo lo que sigue.

Paso a paso: cómo armar el dashboard

Vamos con un ejemplo. Alimentos del Maipo vende salsas y conservas: 34 SKU activos en tres cadenas y 142 salas. Seguiremos tres productos para que se entienda el mecanismo.

1. Preparar la tabla base

Pega todo en una sola hoja llamada DATOS, con encabezados en la fila 1 y sin filas en blanco ni totales intermedios. Selecciona el rango y presiona Ctrl + T para convertirlo en Tabla (Insertar > Tabla / Insert > Table). Ponle nombre en el cuadro superior izquierdo: tblVentas.

Esto no es cosmético: al ser tabla, las dinámicas y las fórmulas toman solas las filas que pegues la semana siguiente, sin redefinir rangos.

Agrega dos columnas calculadas:

• Precio unitario: =[@[Venta $]]/[@Unidades], para detectar precios raros que delatan errores de carga.
• Estado stock: =SI([@Stock]=0;»Quiebre»;SI([@Stock]<=2;»Crítico»;»OK»)) (en inglés, IF).

2. Tabla dinámica por cadena

Con el cursor dentro de la tabla, ve a Insertar > Tabla dinámica (Insert > PivotTable) y ponla en una hoja nueva, DASHBOARD. Arrastra Cadena a Filas, y Unidades y Venta $ a Valores. Agosto queda así:

• Jumbo: 14.980 unidades / $28.462.000
• Santa Isabel: 9.640 unidades / $18.316.000
• Líder: 20.190 unidades / $34.323.000
• Total: 44.810 unidades / $81.101.000

Para ver la participación, arrastra Venta $ una segunda vez a Valores, haz clic derecho sobre la columna nueva y elige Mostrar valores como > % del total general (Show Values As > % of Grand Total). Líder queda en 42,3%, Jumbo en 35,1% y Santa Isabel en 22,6%.

Agrega una segmentación de datos (Insertar > Segmentación / Slicer) por Período y otra por Producto: son los botones que vuelven explorable la tabla sin tocar fórmulas.

3. Métricas calculadas: lo que la tabla dinámica no te da

Al lado del dinámico, arma un bloque de indicadores con fórmulas sobre tblVentas. La clave es SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), que suma con varias condiciones a la vez. Venta de un producto en una cadena:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblVentas[Unidades];tblVentas[Producto];$A5;tblVentas[Cadena];B$4;tblVentas[Período];$B$1)

Para contar salas quebradas usa CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS):

=CONTAR.SI.CONJUNTO(tblVentas[Producto];$A5;tblVentas[Estado stock];»Quiebre»;tblVentas[Período];$B$1)

Y la venta promedio por sala es la venta del producto dividida por las salas donde está listado. El cuadro de agosto queda así:

• Salsa de tomate 200 g: 8.240 unidades, 138 salas listadas, 59,7 unidades por sala, 11 salas quebradas.
• Mermelada de frutilla 250 g: 6.910 unidades, 121 salas, 57,1 por sala, 4 salas quebradas.
• Conserva de choclo 300 g: 4.400 unidades, 96 salas, 45,8 por sala, 19 salas quebradas.

La conserva de choclo es la que menos vende y la lectura fácil sería bajarle prioridad. Pero tiene 19 salas quebradas de 96: casi el 20% de su distribución estuvo sin producto. No es un producto malo, es uno desabastecido. Esa distinción es lo que un dashboard de proveedor tiene que dejar a la vista.

4. Semáforo con formato condicional

Selecciona la columna de variación contra el mes anterior y aplica Inicio > Formato condicional > Nueva regla (Home > Conditional Formatting > New Rule), con tres reglas: bajo -10% rojo, entre -10% y 0% amarillo, sobre 0% verde.

Para las salas quebradas usa Conjuntos de iconos (Icon Sets), pero sobre el porcentaje de quiebre y no sobre el número absoluto: sobre 10% rojo, entre 5% y 10% amarillo, bajo 5% verde. Nueve salas quebradas de 120 no es lo mismo que nueve de 20. La gracia es no tener que leer números para saber dónde mirar: si abres el archivo y no hay rojo, no hay nada urgente.

5. Gráfico de tendencia

Inserta un gráfico dinámico (PivotChart) de líneas, con los períodos en el eje horizontal y una línea por cadena. Seis meses basta; más historia lo vuelve ilegible.

Si quieres algo más compacto, usa minigráficos (Insertar > Minigráficos > Línea / Sparklines) al lado de cada producto: ocupan una celda y muestran la forma de la curva, que muchas veces es todo lo que necesitas ver.

Nada de esto usa macros. Todo son tablas dinámicas y funciones estándar, así que el archivo abre igual en cualquier computador y no da problemas de seguridad al enviarlo por correo.

Los errores que arruinan un dashboard de ventas

Cuatro problemas se repiten en casi todos los archivos que nos toca revisar:

• Datos repartidos en varias hojas sin normalizar. Una hoja por cadena, una por mes, cada una con sus columnas: la forma más rápida de terminar con un archivo que nadie puede consolidar. Una sola tabla base, siempre, con cadena y período como columnas.
• Códigos distintos por cadena para el mismo producto. Tu salsa de 200 g tiene un código en Cencosud, otro en Walmart y otro en tu sistema; si no los cruzas, la dinámica te muestra el mismo producto tres veces. Necesitas un maestro de equivalencias y un BUSCARV (VLOOKUP) —o mejor ÍNDICE + COINCIDIR (INDEX + MATCH), que no se rompe si mueves columnas— que traduzca todo a tu código interno.
• Mezclar unidades y cajas. Una cadena reporta unidades de consumo y otra cajas de 12. Si sumas sin convertir, el dashboard queda inservible y no lo vas a notar hasta que alguien pregunte por un número. Define una unidad única, deja el factor de conversión en el maestro de productos y convierte al cargar.
• Actualizar a mano y olvidarse. El más común. Lo armas un domingo, lo actualizas dos semanas, viene un mes cargado y quedas mirando datos de hace 20 días. Pon arriba una celda con la fecha de última actualización y compárala con HOY() usando formato condicional.

Para ver cómo se conecta este tablero con el resto de tu operación, revisa nuestra guía de control de inventario para proveedores de supermercados. El dashboard es la vitrina; el control de inventario es lo que hay detrás.

Preguntas frecuentes

¿Necesito macros o Power BI para armar un dashboard de ventas en Excel?

No. Todo se hace con tablas dinámicas, SUMAR.SI.CONJUNTO, BUSCARV o ÍNDICE+COINCIDIR, formato condicional y segmentación de datos: funciones estándar de cualquier versión reciente de Excel. Las macros agregan complejidad sin resolver el problema de fondo, que es de dónde salen los datos.

¿Cada cuánto debería actualizar el dashboard?

Semanal como mínimo. La venta por sala del mes pasado sirve para negociar; los quiebres de hace tres semanas no sirven, porque esa venta ya no se recupera.

¿Cómo detecto un quiebre si la cadena no me lo informa como tal?

Cruzando dos datos que sí tienes: stock en sala igual a cero y venta histórica en esa sala mayor a cero. Si un local vendió 40 unidades el mes pasado y hoy marca cero, es un quiebre. Si nunca vendió, probablemente ni está listado ahí: eso es distribución, no reposición.

¿Cuántos productos y salas aguanta un Excel así?

Más de los que crees. El límite no es Excel sino el tiempo de armado: con 3 cadenas, 40 productos y 150 salas ya pasas las 18.000 filas mensuales. Excel las procesa sin problema; lo insostenible es descargar, limpiar y pegar esos archivos cada semana.

El problema no es armar el dashboard, es mantenerlo al día

Con lo de arriba tienes tu tablero andando esta semana. Y va a funcionar: un par de tardes de tu analista y queda un archivo que responde las cinco preguntas y te deja llegar a la reunión con el comprador con datos propios.

El problema aparece al segundo mes. Cada lunes hay que entrar a tres portales, descargar reportes de venta e inventario, revisar que los códigos calcen, convertir cajas a unidades, pegar todo y actualizar las dinámicas. Son varias horas semanales que siempre chocan con algo más urgente. El dashboard no se cae de golpe: se va quedando atrás, hasta que alguien pregunta por un número y nadie confía en la respuesta.

SinQuiebre es una plataforma que se conecta a los portales B2B de las cadenas en modo de solo lectura y te entrega ventas, stock y quiebres consolidados por producto y por sala, actualizados cada mañana. Los códigos vienen cruzados y las unidades homologadas, así que la consolidación que hoy haces a mano deja de existir. Tú sigues decidiendo qué hacer con el dato; lo que desaparece es la mañana de descargar y pegar.

Pide una demo de SinQuiebre acá. El primer mes es gratis y no hay contrato anual: si no te sirve, te vas.

Antes de explicar nada: descarga acá la plantilla de inventario en Excel. Es gratis, no pedimos correo y no tiene macros. Está hecha específicamente para un proveedor de supermercados, que es un caso distinto del que resuelven las plantillas genéricas que se encuentran dando vueltas.

Esa diferencia es el punto de partida de esta guía: si vendes a cadenas, la mitad de tu inventario no está en tu bodega. Está repartido en decenas o cientos de salas que no controlas y que solo ves a través de los portales B2B. Una plantilla que solo cuenta lo que tienes guardado te deja ciego justo donde se pierde la venta.

Qué trae la plantilla

Son cinco hojas, y solo dos las llenas tú:

• INSTRUCCIONES — cómo se usa y cómo se calcula cada cosa, en una página.
• PRODUCTOS — tu maestro de SKUs: código, descripción, clase ABC, unidades por caja, lead time, precio a la cadena y stock en tu bodega. Se llena una sola vez.
• STOCK_EN_SALAS — acá pegas cada semana lo que bajaste de los portales: cadena, sala, producto, stock y venta de los últimos 7 días. La planilla calcula sola los días de stock y pinta un semáforo.
• REPOSICION — calcula el stock de seguridad y el punto de reorden de cada producto, ajustando el colchón según su clase ABC.
• ALERTAS — la hoja que abres en la mañana. Trae solo lo que está por quebrar, con una estimación de cuánta venta se pierde por día en cada caso.

Las celdas amarillas las llenas tú; las celestes tienen fórmula y no hay que tocarlas. Viene con tres productos y cinco salas de ejemplo para que veas cómo se comporta antes de borrarlos.

Cómo usarla, en cuatro pasos

1. Carga tus productos una vez. En la hoja PRODUCTOS pon tus SKUs con su lead time real —el que efectivamente tardas en despachar, no el ideal— y su clase ABC. Si nunca has hecho el ABC, parte simple: marca como A el 20% de productos que te genera la mayor parte de la venta.
2. Pega el stock por sala cada semana. Baja las planillas de cada portal B2B y pega en STOCK_EN_SALAS una fila por combinación de cadena, sala y producto. Necesitas dos datos: stock actual y venta de los últimos 7 días.
3. Revisa el semáforo. Rojo es «quiebra en 3 días o menos», amarillo es «quiebra dentro de la semana», verde es que aguanta. La hoja ALERTAS ya viene con filtro puesto.
4. Despacha por punto de reorden, no por corazonada. La hoja REPOSICION te dice a qué nivel de stock hay que mandar reposición para cada producto.

Las tres fórmulas que hacen el trabajo

Nada de esto es complicado, y conviene entenderlo aunque la planilla lo calcule sola.

Días de stock

Días de stock = Stock en la sala ÷ Venta diaria promedio de esa sala

Es la métrica más útil que existe para un proveedor, porque convierte unidades en tiempo. «Quedan 18 unidades» no dice nada; «quedan 3 días» dice exactamente qué hacer. En la plantilla, la venta diaria sale de dividir la venta de 7 días por siete.

Stock de seguridad

Stock de seguridad = Venta diaria × Lead time × Factor de seguridad

Es el colchón para cubrir lo imprevisto: un peak de demanda, un camión que llegó tarde, una promoción que nadie avisó. La plantilla usa un factor más alto para los productos clase A (los que más rotan) y más bajo para los C, porque no tiene sentido inmovilizar capital protegiendo un producto que casi no se mueve.

Punto de reorden

Punto de reorden = Stock de seguridad + (Venta diaria × Lead time)

Es el nivel de stock en el que hay que despachar sí o sí. Si tu lead time es de 7 días y esa sala vende 6 unidades diarias, para cuando llegue tu reposición se habrán vendido 42 unidades: si esperas a que queden 10, ya quebraste. El punto de reorden es simplemente hacer esa cuenta antes y no después.

Un ejemplo con los números de la plantilla

Tomemos la primera fila del ejemplo que viene cargado:

• Salsa de tomate 400 g, clase A, lead time 7 días.
• En Jumbo Kennedy quedan 18 unidades y se vendieron 42 en la última semana.

La venta diaria es 42 ÷ 7 = 6 unidades. Los días de stock son 18 ÷ 6 = 3 días. El semáforo se pone rojo, y con razón: si el despacho tarda 7 días y el stock aguanta 3, esa góndola va a estar vacía cuatro días completos antes de que llegue tu reposición. Con un precio de $890, son unos $5.340 por día que se dejan de vender solo en esa sala.

El valor de la planilla no está en el cálculo, que es aritmética simple. Está en que lo hace para las 40 salas a la vez y te ordena arriba las que están en rojo.

Por qué una plantilla genérica de inventario no te sirve

La mayoría de las plantillas de inventario que se descargan gratis están pensadas para un negocio que tiene su stock en un solo lugar: una tienda, una bodega, un taller. Entran productos, salen productos, y el saldo es tu inventario.

El proveedor de supermercados tiene dos inventarios que se comportan distinto:

• El de tu bodega, que controlas tú y que sí se parece al caso genérico.
• El que ya está en las salas, que es tuyo comercialmente pero no lo administras: no sabes cuándo repone la sala desde su trastienda, no decides el espacio en góndola, y solo lo ves cuando entras al portal de la cadena.

Cuando esos dos mundos se miran por separado aparecen los problemas clásicos: sobrestock en tu bodega conviviendo con quiebres en sala, o el famoso stock fantasma, donde el sistema de la cadena dice que hay tres unidades y la góndola está vacía porque están en la trastienda. Una plantilla que no distinga los dos inventarios no puede mostrarte ninguna de las dos cosas.

Los cuatro errores más comunes al llevar el inventario en Excel

1. Mirar el stock total en vez del stock por sala. Es el error más caro. Puedes tener 900 unidades repartidas y aun así estar quebrado en tus diez mejores salas. El promedio esconde exactamente lo que necesitas ver.
2. Usar el lead time ideal. Si comprometes según lo que debería tardar el despacho, vas a fallar cada vez que algo se salga de lo normal. Mide tus últimos tres meses reales y usa el peor caso razonable, no el promedio.
3. Tratar todos los productos igual. Sin clase ABC terminas dedicándole la misma atención a un producto que vende 500 unidades y a uno que vende 12. La plantilla ajusta el colchón por clase justamente por eso.
4. Dejar de actualizarla. Es el error que mata a todas las planillas. Una plantilla desactualizada es peor que ninguna, porque da una falsa sensación de control. Si no vas a poder mantenerla semanalmente, mejor reduce el alcance: quédate con tus productos clase A y hazlo bien.

Hasta dónde llega el Excel

Vale la pena decirlo con honestidad, porque es la pregunta que aparece a los dos meses de usarla.

Esta plantilla funciona bien hasta unas dos cadenas y unos treinta productos. Pasado eso, el problema deja de ser el cálculo —las fórmulas escalan sin drama— y pasa a ser la carga de datos: entrar a cada portal, bajar planillas con formatos distintos, cruzar los códigos que cada cadena le puso a tu mismo producto y pegar todo sin equivocarte, cada semana. Eso son horas, y son horas que hay que repetir.

Ahí es donde una planilla, por buena que sea, se queda corta: no porque calcule mal, sino porque depende de que alguien la alimente a mano justo cuando el volumen hace que eso sea insostenible.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla es realmente gratis?

Sí. No pedimos correo ni registro. Descárgala, úsala, modifícala y compártela si le sirve a alguien más.

¿Funciona en Google Sheets?

Sí. Súbela a Drive y ábrela con Google Sheets: las fórmulas que usa son estándar y se convierten bien. El formato condicional del semáforo también se mantiene.

¿Sirve para cualquier cadena?

Sí. La hoja de stock por sala tiene una columna de cadena, así que puedes mezclar Jumbo, Santa Isabel, Líder, Unimarc y Tottus en la misma planilla. Lo único que tienes que resolver tú es que un mismo producto tenga el mismo SKU en todas las filas, aunque cada cadena lo tenga con otro código.

¿Cada cuánto hay que actualizarla?

Una vez por semana es el mínimo razonable. Para productos clase A en salas de alta rotación, dos veces por semana rinde bastante más.

¿Necesito saber Excel avanzado?

No. Solo tienes que pegar datos en las celdas amarillas. No hay macros, ni tablas dinámicas, ni nada que se rompa al copiar y pegar.

Cuando la planilla ya no da abasto

Si llegaste hasta acá probablemente ya sospechas cuál es el cuello de botella real: no es la fórmula, es mantener el dato fresco. Esa es exactamente la parte que SinQuiebre.cl automatiza.

Nos conectamos a los portales B2B de tus cadenas en modo de solo lectura, homologamos los códigos —un producto es un producto, aunque cada cadena lo llame distinto— y te dejamos cada mañana tu venta y tu stock por producto y por sala, con los quiebres marcados y los indicadores que la cadena te mide. Es la misma lógica de esta plantilla, pero llenándose sola todos los días.

Puedes seguir revisando nuestras guías de control de inventario para proveedores, o agendar una demo con tus propios datos: son 30 minutos, el primer mes es gratis y no hay contrato anual.