Antes de explicar nada: descarga acá la plantilla de inventario en Excel. Es gratis, no pedimos correo y no tiene macros. Está hecha específicamente para un proveedor de supermercados, que es un caso distinto del que resuelven las plantillas genéricas que se encuentran dando vueltas.
Esa diferencia es el punto de partida de esta guía: si vendes a cadenas, la mitad de tu inventario no está en tu bodega. Está repartido en decenas o cientos de salas que no controlas y que solo ves a través de los portales B2B. Una plantilla que solo cuenta lo que tienes guardado te deja ciego justo donde se pierde la venta.
Qué trae la plantilla
Son cinco hojas, y solo dos las llenas tú:
- INSTRUCCIONES — cómo se usa y cómo se calcula cada cosa, en una página.
- PRODUCTOS — tu maestro de SKUs: código, descripción, clase ABC, unidades por caja, lead time, precio a la cadena y stock en tu bodega. Se llena una sola vez.
- STOCK_EN_SALAS — acá pegas cada semana lo que bajaste de los portales: cadena, sala, producto, stock y venta de los últimos 7 días. La planilla calcula sola los días de stock y pinta un semáforo.
- REPOSICION — calcula el stock de seguridad y el punto de reorden de cada producto, ajustando el colchón según su clase ABC.
- ALERTAS — la hoja que abres en la mañana. Trae solo lo que está por quebrar, con una estimación de cuánta venta se pierde por día en cada caso.
Las celdas amarillas las llenas tú; las celestes tienen fórmula y no hay que tocarlas. Viene con tres productos y cinco salas de ejemplo para que veas cómo se comporta antes de borrarlos.
Cómo usarla, en cuatro pasos
- Carga tus productos una vez. En la hoja PRODUCTOS pon tus SKUs con su lead time real —el que efectivamente tardas en despachar, no el ideal— y su clase ABC. Si nunca has hecho el ABC, parte simple: marca como A el 20% de productos que te genera la mayor parte de la venta.
- Pega el stock por sala cada semana. Baja las planillas de cada portal B2B y pega en STOCK_EN_SALAS una fila por combinación de cadena, sala y producto. Necesitas dos datos: stock actual y venta de los últimos 7 días.
- Revisa el semáforo. Rojo es «quiebra en 3 días o menos», amarillo es «quiebra dentro de la semana», verde es que aguanta. La hoja ALERTAS ya viene con filtro puesto.
- Despacha por punto de reorden, no por corazonada. La hoja REPOSICION te dice a qué nivel de stock hay que mandar reposición para cada producto.
Las tres fórmulas que hacen el trabajo
Nada de esto es complicado, y conviene entenderlo aunque la planilla lo calcule sola.
Días de stock
Días de stock = Stock en la sala ÷ Venta diaria promedio de esa sala
Es la métrica más útil que existe para un proveedor, porque convierte unidades en tiempo. «Quedan 18 unidades» no dice nada; «quedan 3 días» dice exactamente qué hacer. En la plantilla, la venta diaria sale de dividir la venta de 7 días por siete.
Stock de seguridad
Stock de seguridad = Venta diaria × Lead time × Factor de seguridad
Es el colchón para cubrir lo imprevisto: un peak de demanda, un camión que llegó tarde, una promoción que nadie avisó. La plantilla usa un factor más alto para los productos clase A (los que más rotan) y más bajo para los C, porque no tiene sentido inmovilizar capital protegiendo un producto que casi no se mueve.
Punto de reorden
Punto de reorden = Stock de seguridad + (Venta diaria × Lead time)
Es el nivel de stock en el que hay que despachar sí o sí. Si tu lead time es de 7 días y esa sala vende 6 unidades diarias, para cuando llegue tu reposición se habrán vendido 42 unidades: si esperas a que queden 10, ya quebraste. El punto de reorden es simplemente hacer esa cuenta antes y no después.
Un ejemplo con los números de la plantilla
Tomemos la primera fila del ejemplo que viene cargado:
- Salsa de tomate 400 g, clase A, lead time 7 días.
- En Jumbo Kennedy quedan 18 unidades y se vendieron 42 en la última semana.
La venta diaria es 42 ÷ 7 = 6 unidades. Los días de stock son 18 ÷ 6 = 3 días. El semáforo se pone rojo, y con razón: si el despacho tarda 7 días y el stock aguanta 3, esa góndola va a estar vacía cuatro días completos antes de que llegue tu reposición. Con un precio de $890, son unos $5.340 por día que se dejan de vender solo en esa sala.
El valor de la planilla no está en el cálculo, que es aritmética simple. Está en que lo hace para las 40 salas a la vez y te ordena arriba las que están en rojo.
Por qué una plantilla genérica de inventario no te sirve
La mayoría de las plantillas de inventario que se descargan gratis están pensadas para un negocio que tiene su stock en un solo lugar: una tienda, una bodega, un taller. Entran productos, salen productos, y el saldo es tu inventario.
El proveedor de supermercados tiene dos inventarios que se comportan distinto:
- El de tu bodega, que controlas tú y que sí se parece al caso genérico.
- El que ya está en las salas, que es tuyo comercialmente pero no lo administras: no sabes cuándo repone la sala desde su trastienda, no decides el espacio en góndola, y solo lo ves cuando entras al portal de la cadena.
Cuando esos dos mundos se miran por separado aparecen los problemas clásicos: sobrestock en tu bodega conviviendo con quiebres en sala, o el famoso stock fantasma, donde el sistema de la cadena dice que hay tres unidades y la góndola está vacía porque están en la trastienda. Una plantilla que no distinga los dos inventarios no puede mostrarte ninguna de las dos cosas.
Los cuatro errores más comunes al llevar el inventario en Excel
- Mirar el stock total en vez del stock por sala. Es el error más caro. Puedes tener 900 unidades repartidas y aun así estar quebrado en tus diez mejores salas. El promedio esconde exactamente lo que necesitas ver.
- Usar el lead time ideal. Si comprometes según lo que debería tardar el despacho, vas a fallar cada vez que algo se salga de lo normal. Mide tus últimos tres meses reales y usa el peor caso razonable, no el promedio.
- Tratar todos los productos igual. Sin clase ABC terminas dedicándole la misma atención a un producto que vende 500 unidades y a uno que vende 12. La plantilla ajusta el colchón por clase justamente por eso.
- Dejar de actualizarla. Es el error que mata a todas las planillas. Una plantilla desactualizada es peor que ninguna, porque da una falsa sensación de control. Si no vas a poder mantenerla semanalmente, mejor reduce el alcance: quédate con tus productos clase A y hazlo bien.
Hasta dónde llega el Excel
Vale la pena decirlo con honestidad, porque es la pregunta que aparece a los dos meses de usarla.
Esta plantilla funciona bien hasta unas dos cadenas y unos treinta productos. Pasado eso, el problema deja de ser el cálculo —las fórmulas escalan sin drama— y pasa a ser la carga de datos: entrar a cada portal, bajar planillas con formatos distintos, cruzar los códigos que cada cadena le puso a tu mismo producto y pegar todo sin equivocarte, cada semana. Eso son horas, y son horas que hay que repetir.
Ahí es donde una planilla, por buena que sea, se queda corta: no porque calcule mal, sino porque depende de que alguien la alimente a mano justo cuando el volumen hace que eso sea insostenible.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla es realmente gratis?
Sí. No pedimos correo ni registro. Descárgala, úsala, modifícala y compártela si le sirve a alguien más.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. Súbela a Drive y ábrela con Google Sheets: las fórmulas que usa son estándar y se convierten bien. El formato condicional del semáforo también se mantiene.
¿Sirve para cualquier cadena?
Sí. La hoja de stock por sala tiene una columna de cadena, así que puedes mezclar Jumbo, Santa Isabel, Líder, Unimarc y Tottus en la misma planilla. Lo único que tienes que resolver tú es que un mismo producto tenga el mismo SKU en todas las filas, aunque cada cadena lo tenga con otro código.
¿Cada cuánto hay que actualizarla?
Una vez por semana es el mínimo razonable. Para productos clase A en salas de alta rotación, dos veces por semana rinde bastante más.
¿Necesito saber Excel avanzado?
No. Solo tienes que pegar datos en las celdas amarillas. No hay macros, ni tablas dinámicas, ni nada que se rompa al copiar y pegar.
Cuando la planilla ya no da abasto
Si llegaste hasta acá probablemente ya sospechas cuál es el cuello de botella real: no es la fórmula, es mantener el dato fresco. Esa es exactamente la parte que SinQuiebre.cl automatiza.
Nos conectamos a los portales B2B de tus cadenas en modo de solo lectura, homologamos los códigos —un producto es un producto, aunque cada cadena lo llame distinto— y te dejamos cada mañana tu venta y tu stock por producto y por sala, con los quiebres marcados y los indicadores que la cadena te mide. Es la misma lógica de esta plantilla, pero llenándose sola todos los días.
Puedes seguir revisando nuestras guías de control de inventario para proveedores, o agendar una demo con tus propios datos: son 30 minutos, el primer mes es gratis y no hay contrato anual.