KPIs Retail

Llega la liquidación del mes y viene con un descuento que no esperabas. A veces es una nota de débito, a veces un ítem con un código raro dentro del pago. Las multas por fill rate funcionan así: la cadena revisa cuánto de lo que te pidió efectivamente llegó, compara ese porcentaje con el nivel de servicio comprometido en el contrato y, si quedaste debajo, te descuenta. Y como el descuento viene con un número al lado, la mayoría de los proveedores asume que ese número está bien.

Casi siempre lo está en su lógica interna. El punto es otro: el reporte se arma con los datos de la cadena, y esos datos tienen errores de registro conocidos y repetidos. Órdenes que ellos mismos cancelaron y quedaron contadas contra ti. Recepciones con un día de desfase. Productos que ya no fabricas y siguen apareciendo en la orden. Cajas contadas como unidades. No es mala fe: es un sistema grande procesando miles de líneas. Pero si tú no revisas, nadie más lo va a hacer. Esta es una guía operativa para auditar una multa con tus propios datos y llegar a la conversación con evidencia y no con la sensación de que te cobran de más.

Por qué te multan

El descuento no nace de una decisión discrecional del comprador: nace de una cláusula de nivel de servicio en tu contrato de abastecimiento. Ahí está definido el indicador que te miden, el piso que tienes que cumplir, cómo se calcula el descuento y en qué plazo puedes objetarlo. Esos cuatro datos están en tu contrato y son distintos en cada cadena. Si no los tienes a mano, ese es el primer paso: pídeselos a tu ejecutivo comercial o revísalos con quien te asesora legalmente.

Como referencia habitual del mercado, en consumo masivo el piso esperado suele rondar el 95%. Lo vas a escuchar seguido en reuniones, pero no lo tomes como tu umbral: el tuyo es el que dice tu contrato.

Lo que importa es entender qué mide el indicador. El fill rate compara lo que la cadena te pidió contra lo que recibió, y ese cálculo se hace sobre el registro de recepción de ellos, no sobre tu guía de despacho. Ahí está el origen de casi todas las diferencias: tú miras el camión que salió, ellos miran lo que quedó ingresado en su sistema. Si nunca has calculado el tuyo línea por línea, parte por la guía completa de fill rate: sin cálculo propio no hay con qué comparar, y sin comparación no hay objeción posible.

Los cuatro errores más frecuentes en los reportes de la cadena

No son casos exóticos: son cuatro situaciones que aparecen una y otra vez, y las cuatro tienen el mismo efecto: bajan artificialmente tu porcentaje.

• Órdenes canceladas por la cadena que quedan contadas contra ti. El comprador anula una orden por cambio de plan promocional, saturación del centro de distribución o pedido duplicado. La cancelación se procesa, pero la línea original sigue viva en el reporte y aparece como unidades pedidas que nunca despachaste. No las despachaste porque te dijeron que no lo hicieras.
• Recepciones con fecha corrida. Llegas al centro de distribución dentro de la ventana, pero el ingreso se digita al día siguiente por congestión del andén, corte de turno o cierre del sistema. Para el reporte, ese despacho llegó tarde o no llegó. Es el error más común y el más fácil de probar si tienes la guía timbrada.
• Productos descontinuados que siguen apareciendo en la orden. Acordaste dar de baja un formato hace dos meses, pero el maestro de productos no se actualizó. El sistema sigue pidiendo ese código, tú no lo despachas porque ya no existe, y esas unidades entran al denominador como incumplimiento tuyo.
• Diferencias de unidad de medida. El pedido dice 40, tú entiendes 40 cajas, despachas 40 cajas de 12 unidades, y el sistema registra la recepción contra un requerimiento en unidades. La brecha aparece gigante y no tiene nada que ver con tu operación. Es el menos frecuente, pero distorsiona el mes completo de ese SKU.

Cómo auditar una multa, paso a paso

La primera vez toma entre media jornada y un día completo; después baja bastante, porque ya tienes el formato armado. Hazla siempre dentro del plazo de objeción de tu contrato: una auditoría perfecta entregada fuera de plazo no sirve de nada.

1. Reúne tu registro de despachos

Necesitas, por cada línea del período multado: orden de compra, código del producto, unidades pedidas, unidades despachadas, fecha y hora de entrega, número de guía y el timbre o acuse de recepción del centro de distribución. Si esto no lo tienes ordenado, esta es la parte lenta, y también la razón por la que muchos proveedores pagan sin objetar.

2. Pide el detalle línea por línea

No te quedes con el porcentaje ni con el monto. Pide formalmente el detalle que respalda la multa: cada orden, cada código, unidades pedidas, unidades recibidas y fecha de recepción registrada. La cadena lo tiene y normalmente lo entrega cuando lo pides por escrito y con el número de documento a la vista. Sin ese detalle no auditas nada, solo opinas.

3. Cruza ambos registros

Una planilla, una fila por línea de orden: a la izquierda los datos de la cadena, a la derecha los tuyos, y una columna de diferencia. Después clasifica cada diferencia en cinco categorías: cancelada por la cadena, fecha corrida, producto descontinuado, unidad de medida o incumplimiento real tuyo. Esa última es la más importante. Una auditoría que concluye que todo es culpa de la cadena no le va a parecer creíble a nadie.

4. Calcula la diferencia

Acá va un ejemplo con datos de una PYME de alimentos que vende salsas y conservas en tres cadenas. Los números son ilustrativos: sirven para ver la mecánica, no como referencia de tu propio caso. En el mes auditado, en una sola cadena, el reporte muestra:

• Unidades pedidas: 26.000 (140 líneas de orden)
• Unidades recibidas según la cadena: 22.620
• Fill rate informado: 87,0%

Con un piso contractual del 95%, son 8 puntos abajo y una multa que a esta empresa le pega fuerte. Al cruzar línea por línea aparecen cuatro hallazgos:

1. Cuatro líneas canceladas por la cadena, 1.040 unidades, con correo del comprador pidiendo la anulación. Salen del denominador.
2. Una línea de un producto descontinuado, 300 unidades: el formato de 500 g se dio de baja de común acuerdo. Sale del denominador.
3. Dos despachos con fecha corrida, 520 unidades. Guías timbradas el día 12 a las 19:40, ingresadas el día 13. Suman al numerador: sí llegaron.
4. Una diferencia de unidad de medida: la orden pedía 40 cajas de 12, o sea 480 unidades. Se despacharon las 40 cajas, pero el sistema registró 40 unidades. Faltante ficticio de 440 unidades, que suman al numerador.

Con esos ajustes el cálculo queda así:

• Denominador ajustado: 26.000 − 1.040 − 300 = 24.660 unidades pedidas
• Numerador ajustado: 22.620 + 520 + 440 = 23.580 unidades recibidas
• Fill rate ajustado: 23.580 ÷ 24.660 = 95,6%

Pasaste de 87,0% a 95,6%. No fue un mes perfecto: quedan 1.080 unidades de incumplimiento real y eso hay que reconocerlo. Pero con el piso del 95% de este contrato quedas sobre el umbral, y el fundamento del descuento cambia por completo. Aunque tu contrato exigiera más, ya no discutes una brecha de 8 puntos sino de menos de uno: otra conversación, otro monto.

Cómo plantear la objeción

El tono importa tanto como los datos. No estás denunciando a nadie: reportas diferencias de registro entre dos sistemas y propones una corrección. Manda un correo al ejecutivo comercial que te atiende, con copia a quien emitió el documento en administración, dentro del plazo que fija tu contrato. Debería incluir:

• El número del documento que estás objetando y el período que cubre.
• Una tabla resumen con el cálculo informado, los ajustes por categoría y el corregido. Tres columnas, no treinta.
• El detalle línea por línea como anexo, con guía y respaldo de cada ajuste.
• El reconocimiento explícito de tu incumplimiento real, con el número.
• Una petición acotada: recalcular el indicador del período con los ajustes documentados.

Dos cosas ayudan más de lo que parece. Adjunta los respaldos, no los ofrezcas: si el comprador tiene que pedirte las guías, el plazo corre. Y no mezcles la objeción con otras negociaciones abiertas: un correo, un tema. Si la respuesta no llega y el monto lo justifica, revisa con quien corresponda qué dice tu contrato sobre los pasos siguientes.

Cómo evitar que vuelva a pasar

Objetar funciona, pero es reactivo y desgasta. El cambio de fondo es dejar de enterarte de tu nivel de servicio cuando llega el descuento. Si mides tu propio fill rate semana a semana, por cadena y contra tu registro de despachos, llegas a fin de mes sabiendo en qué número estás parada: detectas la orden cancelada cuando ocurre y levantas el producto descontinuado antes de que genere brecha.

Y cuando la cadena informa un número distinto al tuyo, ya no es tu percepción contra su reporte: son dos mediciones y una diferencia que se explica. Si además mides puntualidad, conviene entender cómo funciona el OTIF: varias cadenas evalúan ambas dimensiones y la multa puede venir de cualquiera de las dos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo objetar una multa que ya me descontaron?

Depende de tu contrato, y el plazo exacto está ahí. Muchos permiten objetar dentro de una ventana definida desde la emisión del documento, incluso si el descuento ya se aplicó. Revísalo apenas recibas la liquidación, no cuando termines la auditoría.

No tengo mis guías de despacho ordenadas. ¿Puedo auditar igual?

Parcialmente. Con las órdenes de compra y los correos del comprador ya documentas cancelaciones y productos descontinuados, que suelen ser los ajustes más grandes. Para las fechas corridas necesitas sí o sí el timbre de recepción: empieza a archivarlas por mes y por cadena desde hoy.

¿La cadena me va a castigar por objetar?

Una objeción documentada, acotada y en buen tono es parte normal de la relación comercial. Lo que sí desgasta es reclamar sin datos, objetar todo por sistema o volver sobre un tema cerrado. Si reconoces tu parte y pides algo concreto, se resuelve rápido.

¿Sirve el mismo método para las multas por OTIF?

La lógica es la misma —cruzar tu registro contra el de la cadena y clasificar cada diferencia—, pero cambia el foco: en OTIF revisas además las ventanas horarias y las citas de descarga. Los errores de fecha corrida pesan mucho más ahí.

¿Cada cuánto debería revisar mi nivel de servicio?

Semanal, aunque sea a nivel grueso. Mensual es tarde: cuando ves el número, el período ya cerró y solo te queda objetar. Profundiza por producto y por sala cuando aparezca una desviación. Si quieres el panorama completo de qué medir, revisa la guía de KPIs para proveedores de retail.

Con datos, la conversación cambia

Auditar una multa no es difícil. Lo difícil es tener los datos ordenados el día que llega el descuento, con el plazo corriendo y la operación andando. Por eso tantas se pagan sin revisar: reunir órdenes, guías y reportes de tres cadenas en una planilla usable toma más tiempo del que tienes esa semana.

SinQuiebre es una plataforma que se conecta a los portales B2B de las cadenas en modo de solo lectura y te entrega ventas, stock y quiebres consolidados por producto y por sala, actualizados cada mañana. Sirve para llegar a fin de mes sabiendo tu número antes de que te lo informen. La decisión comercial sigue siendo tuya: lo que cambia es que llegas con evidencia.

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Si le vendes a supermercados, la rotación de inventario es uno de esos indicadores que todos nombran en la reunión con el comprador y casi nadie calcula igual. Él te dice que tu producto «rota poco» y te muestra una pantalla de su portal. Tú vuelves a tu Excel, sacas tus números y te da otra cosa. Ahí empieza el problema: en vez de discutir la estrategia comercial, discutes de qué número estamos hablando.

Para un proveedor, la rotación es la señal más temprana de dos cosas que cuestan plata todos los meses: producto detenido en bodega (tuya o de la cadena) y producto que se agota en sala antes de que alguien reponga. Acá va la fórmula, un ejemplo paso a paso con números de una PYME de alimentos, los matices que casi nadie explica y por qué el cuello de botella real casi nunca es el cálculo.

Qué es la rotación de inventario y por qué te importa como proveedor

La rotación de inventario mide cuántas veces se renueva completamente tu stock en un período. Si tu rotación anual es 6, vendiste en el año seis veces el equivalente a tu inventario promedio. Dicho al revés: cada unidad pasa unos dos meses guardada antes de venderse.

Hasta ahí, el manual. Lo que cambia cuando eres proveedor y no dueño de la tienda es dónde está el inventario que te importa. Tienes que mirar dos al mismo tiempo:

• Tu inventario propio, el que está en tu bodega o en el operador logístico. Ese lo controlas tú y afecta directo tu caja: cada peso ahí es un peso que no está disponible para producir o financiar una promoción.
• El inventario de la cadena, el que está en el centro de distribución y en las salas. No lo controlas, pero te evalúan por él. Es el que el comprador ve cuando dice que tu producto rota lento, y el que determina si estás disponible cuando el cliente llega a la góndola.

Una tienda propia optimiza rotación para liberar metros cuadrados. Un proveedor lo hace por una razón más dura: la rotación es el argumento con el que se defiende o se pierde el espacio en góndola. Si tu SKU rota poco frente a los de tu categoría, entra en la lista de candidatos a descontinuar en la próxima revisión de surtido. Y si rota alto pero se quiebra seguido, estás dejando venta en la mesa: una rotación alta con quiebres frecuentes se ve idéntica en el papel a una rotación sana.

Por eso conviene mirarla junto a los otros KPIs del retail con que te evalúan como proveedor. La rotación dice qué tan rápido se mueve el producto; no dice si llegaste a tiempo ni si llegó completo.

La fórmula de rotación de inventario

La fórmula base:

Rotación de inventario = Costo de la mercadería vendida en el período ÷ Inventario promedio del período (valorizado a costo)

Y su hermana, más útil para conversar:

Días de inventario = 365 ÷ Rotación anual

El inventario promedio, en su versión más sencilla, es (inventario inicial + inventario final) ÷ 2. Si tienes estacionalidad fuerte —y en alimentos casi siempre la hay— mejor promedia los cierres mensuales: tomar solo enero y diciembre te puede dar un número bonito y falso.

Ejemplo paso a paso: una PYME de salsas y conservas

Tienes una línea de salsas y conservas que le vendes a dos cadenas. Tus números del año pasado, redondeados:

• Ventas a las cadenas (a precio de venta tuyo, o sea lo que facturaste): $480.000.000
• Costo de la mercadería vendida: $300.000.000
• Inventario a costo al 1 de enero: $55.000.000
• Inventario a costo al 31 de diciembre: $45.000.000

Paso 1. Inventario promedio. ($55.000.000 + $45.000.000) ÷ 2 = $50.000.000

Paso 2. Costo de venta dividido por inventario promedio. $300.000.000 ÷ $50.000.000 = 6 veces al año

Paso 3. Tradúcelo a días. 365 ÷ 6 = 61 días de inventario. Tu stock se renueva seis veces al año y cada unidad pasa en promedio dos meses en bodega antes de salir.

Paso 4. ¿Eso es plata? Si bajas de 61 a 45 días, tu inventario promedio pasa de $50.000.000 a unos $37.000.000. Son $13.000.000 liberados que hoy están dormidos en cajas: el capital de trabajo de una producción completa, o el colchón para aguantar los plazos de pago de una cadena.

Paso 5. Baja al detalle por producto. El 6 es un promedio y los promedios esconden. Con 30 SKU es normal que cinco roten 12 veces al año y otros cinco roten 2. Repite el cálculo por producto. Ahí aparece la conversación real, que casi nunca es «mi rotación es baja» sino «estos cuatro productos me tienen $18 millones detenidos».

Los matices que casi nadie te explica

A costo o a precio de venta: elige uno y sé consistente

La fórmula correcta usa costo de venta sobre inventario a costo. Pero muchos calculan ventas (a precio) sobre inventario (a costo), y eso infla el resultado por el margen completo. En el ejemplo de arriba, con los $480.000.000 de venta en vez de los $300.000.000 de costo, te habría dado 9,6 en lugar de 6. Mezclar numerador a precio con denominador a costo da un número que no se puede comparar con nadie. Usa la misma base arriba y abajo, y cuando contrastes con el dato del comprador, pregunta en qué base está el suyo.

Rotación global vs. rotación por sala

Este es el matiz más caro de ignorar. Tu rotación global puede ser 6 y verse perfecta mientras un grupo de salas tiene tu producto detenido hace semanas y otro se queda sin stock cada fin de semana. El promedio las cancela mutuamente y tú ves un número tranquilo.

La rotación por sala te dice dónde reponer más seguido, dónde renegociar el stock mínimo y qué salas simplemente no son para ese SKU. También convierte el quiebre en algo accionable: una sala con stock cero y venta histórica alta no es un problema de rotación, es venta perdida que ocurrió ayer.

Qué es una rotación «buena» según la categoría

No existe un número universal, y desconfía de quien te dé uno. Como referencia habitual del mercado, en perecibles y refrigerados se trabaja con días de inventario muy bajos —del orden de una semana o menos— porque manda la vida útil. En abarrotes secos y conservas es normal moverse entre uno y dos meses. En estacionales el número sube y no necesariamente está mal.

Cuidado con un punto: los rangos que te exige una cadena en particular no son folklore de la categoría. El número exacto que te aplican está en tu contrato y en las condiciones comerciales que firmaste, y puede diferir entre cadenas y entre categorías. Antes de discutir con el comprador, revísalo ahí.

La rotación no te dice si el problema es tuyo o de ellos

Seamos honestos con el límite del indicador. Una rotación baja puede significar que el producto no se vende, que la cadena tiene sobrestock en el centro de distribución, o que hay stock «fantasma» en sistema que no está físicamente en góndola. Los tres casos se ven igual en la fórmula. Para separarlos necesitas venta por sala, stock por sala y cumplimiento de pedidos del mismo período.

Cinco errores comunes y cómo mejorarla

1. Calcularla una vez al año. Un número anual sirve para el balance, no para decidir. Mírala mensual y por producto; si puedes, semanal en los SKU que más pesan.
2. Usar solo inventario inicial y final. Si tienes peaks (fiestas patrias, fin de año, verano), promedia los doce cierres mensuales. Te vas a llevar sorpresas.
3. Confundir rotación alta con salud. Un producto que rota rapidísimo porque se agota está perdiendo venta. Cruza rotación con quiebres y con tu fill rate de los pedidos que te llegan de la cadena: si te piden 1.000 cajas y despachas 700, tu rotación se ve bien y tu venta no.
4. Ignorar la puntualidad. Llegar completo pero tarde también rompe la rotación en sala, porque el producto entra cuando la venta ya pasó. Ese ángulo lo cubre el indicador OTIF, que mide entregas a tiempo y completas.
5. Tratar todos los SKU igual. Ordena tus productos por participación en la venta. Los que hacen la mayor parte de tu facturación merecen revisión frecuente y stock de seguridad holgado; la cola larga merece otra decisión, que a veces es descontinuar antes de que lo haga el comprador.

Para mejorarla: ajusta los lotes de producción a la venta real por cadena y no a la capacidad de la máquina, negocia el stock mínimo por sala con datos en la mano en vez de aceptar el parámetro por defecto, y revisa cada semana las salas con stock cero y venta histórica alta. Eso último es lo que más rápido se nota en la caja.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula la rotación de inventario mensual?

Costo de venta del mes dividido por el inventario promedio de ese mes. Para compararla con un número anual, multiplica por 12. Para días de inventario, divide 30 por la rotación mensual.

¿Cuál es una buena rotación de inventario en alimentos?

Depende de la subcategoría. Perecibles y refrigerados se manejan con días de inventario muy bajos por vida útil; abarrotes y conservas, con rangos más holgados. Más útil que buscar un número ideal es compararte contigo mismo mes a mes y producto a producto, y contrastar con lo que exige tu contrato con cada cadena.

¿Rotación de inventario y días de inventario son lo mismo?

Son la misma información expresada distinto. La rotación es cuántas veces se renueva el stock en el período; los días de inventario, cuántos días demora en renovarse. Uno es el inverso del otro multiplicado por los días del período. En reuniones con compradores, hablar en días se entiende mejor.

¿Puedo calcular la rotación en unidades en vez de pesos?

Sí, y para un solo SKU suele ser más claro: unidades vendidas divididas por unidades promedio en stock. El problema aparece al sumar productos distintos, porque no puedes mezclar cajas de salsa con packs de conserva. Para el total del negocio, valoriza en pesos a costo.

¿Por qué mi rotación no coincide con la que me muestra la cadena?

Por tres razones: la cadena mide la rotación de su inventario (CD más salas), no del tuyo; puede calcular a precio de venta al público mientras tú calculas a costo; y los períodos rara vez coinciden. Antes de discutir el número, alinea esas tres cosas.

El cuello de botella no es la fórmula

Ya tienes todo para calcular rotación. Dividir dos números no es el problema. El problema es que para calcularla donde sirve —por producto y por sala, actualizada— necesitas entrar cada mañana al portal B2B de cada cadena, descargar reportes con formatos distintos, pegarlos en Excel y recién ahí empezar a mirar. Con dos o tres cadenas y cientos de salas, eso no es un análisis: es una mañana completa que ninguna PYME tiene.

SinQuiebre es una plataforma que se conecta a los portales B2B de las cadenas en modo de solo lectura y te entrega ventas, stock y quiebres consolidados por producto y por sala, actualizados cada mañana. No reemplaza tu criterio comercial: te deja el dato listo para que la conversación con el comprador sea sobre qué hacer y no sobre de dónde salió el número.

Pide una demo de SinQuiebre acá. El primer mes es gratis y no hay contrato anual: si no te sirve, te vas.

De todos los indicadores que las cadenas de supermercados le miden a un proveedor, el fill rate es el que más rápido se transforma en plata: define si te pagan completo, si te multan y —a la larga— si te siguen dando espacio en góndola. En esta guía vemos qué es exactamente, cómo se calcula (con la fórmula y un ejemplo con números), cuánto te cuesta un fill rate bajo, qué se considera un buen nivel en el retail chileno y cómo mejorarlo. Incluye una calculadora para que obtengas el tuyo en 10 segundos.

Qué es el fill rate

El fill rate mide qué porcentaje de lo que la cadena te pidió lograste entregar efectivamente. Si Jumbo te pide 1.000 unidades y despachas 900, tu fill rate es 90%: cumpliste nueve de cada diez unidades comprometidas.

Es un indicador de confiabilidad. A la cadena no le sirve un proveedor que a veces cumple: cada unidad que no llega es un espacio de góndola vacío que ellos ya habían planificado vender. Por eso el fill rate no es un número interno tuyo — es la nota con la que el retail te evalúa como socio comercial.

La fórmula del fill rate

Fill rate (%) = (unidades entregadas ÷ unidades pedidas) × 100

Parece simple, y lo es. Las complicaciones aparecen en los detalles, y conviene definirlos antes de discutir cifras con tu category manager:

• ¿Unidades o líneas? El fill rate por unidades mide cantidad total; el fill rate por líneas (o por SKU) mide cuántos productos del pedido llegaron completos. Un pedido de 10 SKUs donde falló uno tiene 90% por líneas, pero puede tener 99% por unidades si ese SKU era pequeño. Las cadenas suelen mirar ambos.
• ¿Contra qué pedido? Lo correcto es medir contra la orden de compra original, no contra la versión «negociada» después de avisar que no alcanzabas. Ese ajuste maquilla el número pero no la percepción de la cadena.
• ¿En qué ventana? Lo entregado dentro del plazo comprometido. Entregar completo tres días tarde no es fill rate cumplido: eso ya es un problema de OTIF.

Calculadora de fill rate

Ingresa las unidades que te pidieron y las que efectivamente despachaste. Si quieres estimar la venta perdida, agrega el precio unitario:

Ejemplo con números: cuánto cuesta un 88%

Tomemos un proveedor de alimentos envasados con un pedido semanal de 1.000 unidades a $1.200 cada una:

• Pedido: 1.000 unidades → Entregado: 880 → Fill rate: 88%
• Venta no facturada: 120 unidades × $1.200 = $144.000 en una semana
• Proyección anual: $144.000 × 52 ≈ $7,5 millones que nunca se facturaron

Y ese es solo el primer costo. Si esas 120 unidades faltaron en salas donde el producto se estaba vendiendo, se suma la venta perdida por quiebre de stock en góndola, las eventuales multas por incumplimiento y —el más caro de todos, aunque no aparezca en ninguna factura— el deterioro de tu evaluación como proveedor cuando llegue la negociación anual.

¿Qué es un buen fill rate?

En el retail supermercadista chileno, las cadenas suelen trabajar con exigencias en torno al 95%-98%, y varias castigan por debajo de ese umbral. Como referencia práctica para autoevaluarte:

• 98% o más: zona confiable. Es donde conviene estar para negociar espacio y nuevos SKUs desde una posición sólida.
• 95% a 98%: aceptable pero frágil. Un par de semanas malas te dejan bajo el umbral.
• Bajo 95%: zona de multas y de conversaciones incómodas. Aquí el problema ya no es logístico, es comercial.

Dato importante: el promedio miente. Puedes tener 96% general y estar en 70% en tu SKU más vendido — que es justamente el que la cadena mira. Por eso el fill rate se analiza por SKU y por centro de distribución, no como un número único.

Cómo mejorar tu fill rate

1. Mide antes de que te midan

La mayoría de los proveedores se entera de su fill rate cuando la cadena se lo informa —o cuando llega la multa—. Calcularlo tú mismo, semana a semana y por SKU, te da margen para corregir antes de que sea un problema. Es la diferencia entre explicar y anticipar.

2. Ataca los SKUs que fallan, no el promedio

Ordena tus incumplimientos por producto: casi siempre unos pocos SKUs explican la mayor parte del faltante. Ahí está el 80% de la mejora posible, y suele deberse a causas concretas — un insumo con lead time largo, un formato que se produce en lotes grandes, un proveedor tuyo que también falla.

3. Ajusta tu stock de seguridad a la demanda real

Si tus pedidos varían y tu producción es estable, el colchón tiene que absorber esa diferencia. Un stock de seguridad calculado con la venta real de las salas —no con el promedio histórico— es la forma más directa de dejar de quedar corto.

4. Coordina las promociones con anticipación

Una promoción duplica o triplica el pedido. Si el plan de producción no se ajustó, el fill rate de ese mes se hunde justo cuando más visibilidad tenías. Cada activación debería revisarse contra tu capacidad real de abastecimiento.

5. Conecta fill rate con lo que pasa en la sala

El fill rate te dice qué tan bien le respondes a la cadena; el sell out te dice si eso se está vendiendo. Mirarlos juntos evita el error clásico: cumplir el 100% de un pedido que la sala no necesitaba, mientras otra sala quedaba vacía.

Fill rate y OTIF: no son lo mismo

Se confunden todo el tiempo. El fill rate mide completitud: cuánto de lo pedido entregaste. El OTIF (On Time In Full) es más exigente: mide entregas a tiempo Y completas — si llegaste completo pero un día tarde, tu fill rate puede ser 100% y tu OTIF 0% para ese pedido. Si quieres el detalle, lo vemos en la guía de OTIF.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo calcular mi fill rate?

Semanal como mínimo, y por SKU. Mensual sirve para reportar, pero es demasiado tarde para corregir: cuando ves el número del mes, las multas ya están aplicadas.

¿El fill rate se mide en unidades o en pesos?

Lo estándar es unidades (o líneas). Medirlo en pesos es útil internamente para dimensionar el impacto económico, pero para conversar con la cadena usa el mismo criterio que ellos aplican.

¿Qué pasa si la cadena pide más de lo que puedo producir?

Es una conversación comercial, no un problema de cálculo: conviene negociar el volumen del pedido antes de aceptarlo. Aceptar órdenes que sabes que no vas a cumplir es la forma más rápida de destruir tu fill rate y tu credibilidad.

¿Dónde consigo los datos para calcularlo?

Las órdenes de compra y lo efectivamente recepcionado están en los portales B2B de cada cadena. El desafío no es conseguir el dato, sino consolidarlo: cada cadena publica en su propio formato y con sus propios códigos de producto.

Tu fill rate al día, sin planillas

Calcular el fill rate una vez es fácil —acabas de hacerlo aquí arriba—. El problema es sostenerlo: cada semana, por cada SKU, en cada cadena, cruzando lo pedido con lo recepcionado desde portales distintos. Eso es exactamente lo que hace SinQuiebre: se conecta en modo solo lectura a tus portales B2B, consolida la información y te muestra tus KPIs retail en un dashboard —sell out por cadena, rotación, días de inventario y venta perdida— actualizados cada mañana, junto a las alertas de quiebre por sala.

Agenda una demo de 30 minutos y lo vemos con tus propios datos: conectamos una de tus cadenas y ves tu fill rate real por SKU en pantalla.

Si te llegó un correo de tu cadena hablando de tu nivel de OTIF y quedaste con la duda, esta guía es para ti. OTIF es la sigla de On Time In Full —a tiempo y completo— y es, junto al fill rate, el indicador con el que los supermercados deciden si eres un proveedor confiable o uno que les cuesta plata. Aquí verás qué es el OTIF en logística, cómo se calcula paso a paso, qué nivel te van a exigir y, sobre todo, qué puedes hacer esta semana para subirlo.

Un dato que dice bastante del momento: según el Planificador de Palabras Clave de Google, las búsquedas de OTIF en Chile crecieron más de 900% en un año. No es casualidad. Las cadenas están apretando sus exigencias de nivel de servicio y los proveedores están saliendo a entender qué les están midiendo.

Qué es el OTIF en logística

El OTIF mide el porcentaje de pedidos que entregaste cumpliendo dos condiciones al mismo tiempo:

• On Time (a tiempo): la entrega llegó dentro de la fecha y la ventana horaria que la cadena definió en la orden de compra. Ni antes ni después: llegar dos días antes también puede contar como incumplimiento, porque el centro de distribución no tiene dónde recibirte.
• In Full (completo): entregaste la cantidad exacta pedida de cada producto de esa orden. Si de 500 cajas entregaste 480, ese pedido no es in full.

La clave está en el y. Un pedido perfecto en cantidad pero que llegó un día tarde no suma. Un pedido puntualísimo al que le faltaron dos cajas tampoco. Por eso el OTIF es el indicador más exigente de la relación proveedor–cadena: castiga cualquiera de las dos fallas con la misma dureza.

El otro punto importante: el OTIF lo mide la cadena, no tú. El dato nace en la recepción de su centro de distribución y llega a ti convertido en un porcentaje mensual, a veces con semanas de desfase. Si no llevas tu propio registro, te enteras de que bajaste cuando ya no hay nada que hacer.

Cómo se calcula el OTIF: la fórmula

La fórmula base es simple:

OTIF (%) = (Pedidos entregados a tiempo Y completos ÷ Total de pedidos del período) × 100

Es un cálculo binario: cada pedido vale 1 o vale 0. No hay medias tintas ni puntaje parcial por haber llegado casi completo.

Un ejemplo con números

Supongamos que en agosto despachaste 120 órdenes de compra a una cadena:

• 110 llegaron dentro de la ventana horaria acordada.
• De esas 110, en 8 faltaron unidades de algún producto.
• Además, 10 llegaron completas pero fuera de horario.

Solo cumplen las dos condiciones 102 pedidos (110 − 8). Entonces:

OTIF = (102 ÷ 120) × 100 = 85%

Fíjate en el detalle incómodo: tu cumplimiento de plazos fue de 91,7% y tu cumplimiento de cantidades fue alto, pero el OTIF combinado se desploma a 85%. Así funciona: los errores no se promedian, se acumulan.

Por qué tu OTIF siempre será menor o igual que tu fill rate

El fill rate mide una sola dimensión —cuánto de lo pedido entregaste— y admite fracciones: si te pidieron 500 y entregaste 480, tienes 96%. El OTIF mide dos dimensiones y no admite fracciones. Por eso, matemáticamente, tu OTIF nunca puede ser mejor que tu fill rate. Si te muestran un reporte donde el OTIF es más alto, hay un problema de definición o de medición y vale la pena preguntarlo.

Las tres variantes que vas a encontrar

No todas las cadenas calculan el OTIF igual. Antes de discutir un número, confirma cuál de estas está usando la tuya:

• OTIF por pedido (o por orden de compra): el más común y el más duro. Un solo producto faltante reprueba la orden completa.
• OTIF por línea: cada producto de la orden se evalúa por separado. Es más justo con catálogos grandes, porque un SKU con problemas no arrastra a los otros veinte.
• OTIF por unidad o por valor: pondera según cantidad o monto. Menos frecuente en el retail chileno, pero aparece en contratos de volumen.

Esta pregunta —qué unidad de medida usa tu cadena— es de las que más cambian el resultado y de las que menos se hacen.

Qué nivel de OTIF te va a exigir tu cadena

Las exigencias varían por cadena, por categoría y por lo que hayas firmado, así que el número exacto está en tu contrato y no en un artículo. Dicho eso, en el retail de consumo masivo lo habitual es que el piso esperado se ubique en torno al 95%, y que en categorías sensibles —frescos, productos de alta rotación, temporadas promocionales— la vara suba todavía más.

Lo que ocurre bajo ese umbral también depende de tu contrato, pero los mecanismos típicos son estos:

• Notas de débito o descuentos calculados como un porcentaje del valor no entregado o del valor de la orden incumplida.
• Pérdida de espacio en góndola o de participación en promociones, que suele doler más que la multa.
• Revisión de condiciones comerciales en la siguiente negociación anual, donde el historial de servicio pesa.

Un consejo práctico antes de firmar o renovar: pide por escrito la definición exacta del indicador, la unidad de medida, el período de cálculo y el plazo que tienes para objetar. Son cuatro preguntas y evitan discusiones de meses.

Las seis causas más comunes de un OTIF bajo

1. Quiebre en tu propia bodega

La causa número uno de un pedido incompleto no está en el camión: está en que no tenías el producto cuando llegó la orden. Producción atrasada, materia prima que no llegó, o un pronóstico que subestimó la demanda.

2. Lead time mal calculado

Prometes una fecha basada en el tiempo que debería tomar el despacho, no en el que realmente toma. Si tu lead time real tiene una variabilidad de dos días y tú comprometes al límite, vas a fallar de manera sistemática.

3. Documentación y EDI

Un aviso de despacho que no calza con la guía, un código de producto desactualizado o un mensaje EDI rechazado pueden hacer que una entrega física perfecta se registre como incumplida. Es el error más frustrante porque el producto llegó.

4. Ventana horaria del centro de distribución

Los CD reciben por cita. Llegar fuera de la ventana asignada puede significar quedar en espera, ser devuelto o reagendado para otro día, con la entrega registrada como fuera de plazo.

5. Diferencias de unidad de medida

La orden viene en cajas y tú despachas en unidades, o la cadena cambió el factor de conversión de un pallet. Se entrega la cantidad correcta en la práctica y aun así el sistema marca faltante.

6. Promociones sin coordinar

Una promoción multiplica la demanda por tres y nadie avisó a producción. El resultado es un mes con OTIF hundido justo cuando más volumen estabas moviendo.

Cómo mejorar tu OTIF: seis acciones concretas

1. Mide tu propio OTIF antes de que te lo informen. Registra cada orden con fecha comprometida, fecha real, cantidad pedida y cantidad entregada. Con esa tabla puedes calcular tu indicador semana a semana en vez de esperar el reporte mensual de la cadena.
2. Separa el problema en dos. Calcula por un lado tu cumplimiento de plazo y por otro tu cumplimiento de cantidad. Casi siempre uno de los dos explica la mayor parte de la caída, y atacar el correcto ahorra meses.
3. Prioriza por clase ABC. No todos los productos pesan igual. Si el 20% de tu catálogo genera el 80% de tu venta, protege ese 20% con stock de seguridad más holgado y revisión diaria.
4. Ajusta tu lead time a la realidad, no al ideal. Toma los últimos tres meses de despachos, mide el tiempo real y comprométete al percentil alto, no al promedio. Prometer menos y cumplir siempre vale más que prometer bien y fallar una vez al mes.
5. Audita tus rechazos. Cada entrega que se registró como incumplida debería tener una causa anotada. Sin esa clasificación estás adivinando dónde está la fuga.
6. Coordina las promociones con anticipación real. Una promoción confirmada con dos semanas de aviso es un problema de producción; con seis, es una planificación.

Cómo auditar el OTIF que te cobra la cadena

Esta es la parte que la mayoría de los proveedores no hace, y es donde suele haber plata sobre la mesa. Los reportes de nivel de servicio se construyen con los sistemas de la cadena y, como todo sistema, se equivocan: órdenes canceladas por ellos que quedan contadas como incumplidas por ti, recepciones registradas con fecha del día siguiente, productos descontinuados que siguen apareciendo en la orden.

Para poder reclamar necesitas tres cosas, en este orden:

• Tu propio registro de lo que despachaste, con fecha, hora y cantidad, con guía de despacho de respaldo.
• El detalle línea por línea del reporte de la cadena, no solo el porcentaje final. Se pide y normalmente se entrega.
• El cruce entre ambos, hecho a tiempo. Casi todos los contratos tienen un plazo para objetar, y vencido ese plazo el número queda firme.

El cuello de botella real casi nunca es la voluntad de reclamar: es que los datos están repartidos entre el portal B2B de la cadena, la planilla de despachos y el sistema de facturación, y cruzarlos a mano toma horas que nadie tiene. Tener esa información consolidada y al día es justamente lo que convierte una discusión de percepciones en una conversación con evidencia. Si quieres ver cómo se ordenan estos indicadores en la práctica, revisa nuestra sección de dashboard de ventas y KPIs del retail.

Preguntas frecuentes sobre el OTIF

¿Qué significa OTIF?

OTIF significa On Time In Full: a tiempo y completo. Es el porcentaje de pedidos entregados cumpliendo simultáneamente la fecha comprometida y la cantidad solicitada.

¿Cuál es la diferencia entre OTIF y fill rate?

El fill rate mide solo cuánto entregaste de lo que te pidieron y acepta cumplimientos parciales. El OTIF mide cantidad y puntualidad, y es binario: el pedido cumple o no cumple. Por eso el OTIF siempre resulta igual o más bajo que el fill rate.

¿Qué se considera un buen OTIF?

Depende de la cadena, la categoría y tu contrato. Como referencia general, en consumo masivo el estándar esperado se ubica en torno al 95% y sobre 98% se considera un desempeño destacado. El número que te aplica a ti está en tu acuerdo comercial.

¿Se puede medir el OTIF con Excel?

Sí, y de hecho es la mejor forma de partir: una planilla con orden, fecha comprometida, fecha real, cantidad pedida y cantidad entregada ya te permite calcularlo. El límite aparece cuando son varias cadenas, cientos de salas y cientos de órdenes al mes: ahí el problema deja de ser la fórmula y pasa a ser mantener la planilla al día.

¿El OTIF se mide por pedido completo o por producto?

Depende de la cadena. Lo más habitual es por orden de compra, que es la versión más estricta, pero existe también el cálculo por línea. Confirmar cuál te aplican es el primer paso antes de discutir cualquier número.

Empieza por ver tu OTIF real, no el que te informan un mes después

Mejorar el OTIF no es un problema de voluntad: es un problema de visibilidad. Cuando tus despachos, tus ventas y tu stock por sala viven en una sola vista y se actualizan solos, dejas de descubrir los incumplimientos en el reporte mensual y empiezas a verlos venir con días de anticipación, que es cuando todavía se pueden evitar.

Eso es exactamente lo que hace SinQuiebre.cl: se conecta a los portales B2B de tus cadenas, consolida tu información y te la deja lista y al día, sin planillas ni descargas manuales. Agenda una demo con tus propios datos y te mostramos tus números reales en pantalla. El primer mes es gratis y no hay contrato anual.

Sigue con el otro KPI que las cadenas miran: revisa qué es el fill rate, su fórmula y nuestra calculadora para saber cuánto de lo que te piden estás entregando realmente.