De todos los indicadores que las cadenas de supermercados le miden a un proveedor, el fill rate es el que más rápido se transforma en plata: define si te pagan completo, si te multan y —a la larga— si te siguen dando espacio en góndola. En esta guía vemos qué es exactamente, cómo se calcula (con la fórmula y un ejemplo con números), cuánto te cuesta un fill rate bajo, qué se considera un buen nivel en el retail chileno y cómo mejorarlo. Incluye una calculadora para que obtengas el tuyo en 10 segundos.
Qué es el fill rate
El fill rate mide qué porcentaje de lo que la cadena te pidió lograste entregar efectivamente. Si Jumbo te pide 1.000 unidades y despachas 900, tu fill rate es 90%: cumpliste nueve de cada diez unidades comprometidas.
Es un indicador de confiabilidad. A la cadena no le sirve un proveedor que a veces cumple: cada unidad que no llega es un espacio de góndola vacío que ellos ya habían planificado vender. Por eso el fill rate no es un número interno tuyo — es la nota con la que el retail te evalúa como socio comercial.
La fórmula del fill rate
Fill rate (%) = (unidades entregadas ÷ unidades pedidas) × 100
Parece simple, y lo es. Las complicaciones aparecen en los detalles, y conviene definirlos antes de discutir cifras con tu category manager:
- ¿Unidades o líneas? El fill rate por unidades mide cantidad total; el fill rate por líneas (o por SKU) mide cuántos productos del pedido llegaron completos. Un pedido de 10 SKUs donde falló uno tiene 90% por líneas, pero puede tener 99% por unidades si ese SKU era pequeño. Las cadenas suelen mirar ambos.
- ¿Contra qué pedido? Lo correcto es medir contra la orden de compra original, no contra la versión «negociada» después de avisar que no alcanzabas. Ese ajuste maquilla el número pero no la percepción de la cadena.
- ¿En qué ventana? Lo entregado dentro del plazo comprometido. Entregar completo tres días tarde no es fill rate cumplido: eso ya es un problema de OTIF.
Calculadora de fill rate
Ingresa las unidades que te pidieron y las que efectivamente despachaste. Si quieres estimar la venta perdida, agrega el precio unitario:
Ejemplo con números: cuánto cuesta un 88%
Tomemos un proveedor de alimentos envasados con un pedido semanal de 1.000 unidades a $1.200 cada una:
- Pedido: 1.000 unidades → Entregado: 880 → Fill rate: 88%
- Venta no facturada: 120 unidades × $1.200 = $144.000 en una semana
- Proyección anual: $144.000 × 52 ≈ $7,5 millones que nunca se facturaron
Y ese es solo el primer costo. Si esas 120 unidades faltaron en salas donde el producto se estaba vendiendo, se suma la venta perdida por quiebre de stock en góndola, las eventuales multas por incumplimiento y —el más caro de todos, aunque no aparezca en ninguna factura— el deterioro de tu evaluación como proveedor cuando llegue la negociación anual.
¿Qué es un buen fill rate?
En el retail supermercadista chileno, las cadenas suelen trabajar con exigencias en torno al 95%-98%, y varias castigan por debajo de ese umbral. Como referencia práctica para autoevaluarte:
- 98% o más: zona confiable. Es donde conviene estar para negociar espacio y nuevos SKUs desde una posición sólida.
- 95% a 98%: aceptable pero frágil. Un par de semanas malas te dejan bajo el umbral.
- Bajo 95%: zona de multas y de conversaciones incómodas. Aquí el problema ya no es logístico, es comercial.
Dato importante: el promedio miente. Puedes tener 96% general y estar en 70% en tu SKU más vendido — que es justamente el que la cadena mira. Por eso el fill rate se analiza por SKU y por centro de distribución, no como un número único.
Cómo mejorar tu fill rate
1. Mide antes de que te midan
La mayoría de los proveedores se entera de su fill rate cuando la cadena se lo informa —o cuando llega la multa—. Calcularlo tú mismo, semana a semana y por SKU, te da margen para corregir antes de que sea un problema. Es la diferencia entre explicar y anticipar.
2. Ataca los SKUs que fallan, no el promedio
Ordena tus incumplimientos por producto: casi siempre unos pocos SKUs explican la mayor parte del faltante. Ahí está el 80% de la mejora posible, y suele deberse a causas concretas — un insumo con lead time largo, un formato que se produce en lotes grandes, un proveedor tuyo que también falla.
3. Ajusta tu stock de seguridad a la demanda real
Si tus pedidos varían y tu producción es estable, el colchón tiene que absorber esa diferencia. Un stock de seguridad calculado con la venta real de las salas —no con el promedio histórico— es la forma más directa de dejar de quedar corto.
4. Coordina las promociones con anticipación
Una promoción duplica o triplica el pedido. Si el plan de producción no se ajustó, el fill rate de ese mes se hunde justo cuando más visibilidad tenías. Cada activación debería revisarse contra tu capacidad real de abastecimiento.
5. Conecta fill rate con lo que pasa en la sala
El fill rate te dice qué tan bien le respondes a la cadena; el sell out te dice si eso se está vendiendo. Mirarlos juntos evita el error clásico: cumplir el 100% de un pedido que la sala no necesitaba, mientras otra sala quedaba vacía.
Fill rate y OTIF: no son lo mismo
Se confunden todo el tiempo. El fill rate mide completitud: cuánto de lo pedido entregaste. El OTIF (On Time In Full) es más exigente: mide entregas a tiempo Y completas — si llegaste completo pero un día tarde, tu fill rate puede ser 100% y tu OTIF 0% para ese pedido. Si quieres el detalle, lo vemos en la guía de OTIF.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo calcular mi fill rate?
Semanal como mínimo, y por SKU. Mensual sirve para reportar, pero es demasiado tarde para corregir: cuando ves el número del mes, las multas ya están aplicadas.
¿El fill rate se mide en unidades o en pesos?
Lo estándar es unidades (o líneas). Medirlo en pesos es útil internamente para dimensionar el impacto económico, pero para conversar con la cadena usa el mismo criterio que ellos aplican.
¿Qué pasa si la cadena pide más de lo que puedo producir?
Es una conversación comercial, no un problema de cálculo: conviene negociar el volumen del pedido antes de aceptarlo. Aceptar órdenes que sabes que no vas a cumplir es la forma más rápida de destruir tu fill rate y tu credibilidad.
¿Dónde consigo los datos para calcularlo?
Las órdenes de compra y lo efectivamente recepcionado están en los portales B2B de cada cadena. El desafío no es conseguir el dato, sino consolidarlo: cada cadena publica en su propio formato y con sus propios códigos de producto.
Tu fill rate al día, sin planillas
Calcular el fill rate una vez es fácil —acabas de hacerlo aquí arriba—. El problema es sostenerlo: cada semana, por cada SKU, en cada cadena, cruzando lo pedido con lo recepcionado desde portales distintos. Eso es exactamente lo que hace SinQuiebre: se conecta en modo solo lectura a tus portales B2B, consolida la información y te muestra tus KPIs retail en un dashboard —sell out por cadena, rotación, días de inventario y venta perdida— actualizados cada mañana, junto a las alertas de quiebre por sala.
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